Prowadzenie ewidencji czasu pracy to jedno z obowiązkowych zadań pracodawcy. Zatrudniając pracowników, musisz pamiętać o odpowiednim dokumentowaniu ich czasu pracy, ilości dni urlopowych, rozliczaniu nadgodzin i ustalaniu wynagrodzeń. To żmudny i długotrwały proces, który niejednemu pracownikowi działu kadr spędza sen z powiek! Dodatkowo ewidencjonowanie czasu pracy wiąże się z generowaniem stosów dokumentów i koniecznością ich przechowywania w osobnym, wydzielonym pomieszczeniu. Trzeba przyznać, że całość działań związanych z wypełnianiem tego obowiązku pochłania ogrom czasu! A gdybyśmy powiedzieli Ci, że jest znacznie łatwiejszy sposób ewidencjonowania? Na ratunek działom kadr i księgowości przyszły nowe technologie, a wraz z nimi elektroniczne systemy do zarządzania czasem pracy. Poznaj 10 powodów, dla których warto porzucić papierowe listy i zainwestować w nowoczesne rozwiązania na miarę XXI wieku.
Przypominajka: czym jest system rejestracji czasu pracy?
System rejestracji czasu pracy (RCP) to zespół narzędzi technologicznych umożliwiających prowadzenie dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy w formie elektronicznej. W systemie można wprowadzać dane związane z kontrolą obecności/ nieobecności pracowników, zaznaczać spóźnienia, dni przebywania na zwolnieniu lekarskim, wnioski urlopowe itp.
Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii, na rynku pojawiły się aplikacje do zarządzania czasem pracy, oferujące szereg funkcjonalności, dzięki którym możliwe jest usprawnienie funkcjonowania firmy. Współczesne, elektroniczne systemy RCP dostosowywane są specyfiki poszczególnych branż, oferując rozwiązania skrojone na miarę potrzeb. Oczywiście na rynku istnieją również bardziej rozbudowane aplikacje, takie jak Moniti, dedykowane zarówno firmom zatrudniającym pracowników biurowych czy produkcyjnych, jak i terenowych.
1. Szybki dostęp do informacji
O tym, że żyjemy w świecie, który pędzi, a każda minuta jest na wagę złota, nie trzeba nikogo przekonywać. Jednym z kluczowych obszarów rozwoju firmy jest więc stałe podnoszenie efektywności – tam, gdzie zadania mogą być wykonywane w szybszym czasie, wzrasta produktywność. System RCP zdecydowanie wspomogą Twoją firmę w tych działaniach. Korzystanie z aplikacji do ewidencjonowania czasu pracy powoduje, że nie ma potrzeby m.in. odręcznego wpisywania się na listę obecności, wypełniania papierowych wniosków urlopowych czy przechowywania teczek z dokumentacją pracowniczą. Dzięki kilku kliknięciom możesz w krótkim czasie uzyskać dostęp do wszystkich potrzebnych informacji na temat danego zatrudnionego. W każdej chwili i w każdym miejscu na świecie możesz sprawdzić np. godzinę, o której Twój pracownik przyszedł dziś do pracy. System RCP to także spore ułatwienie dla zatrudnionych, ponieważ mogą oni na bieżąco weryfikować ilość przysługujących im dni urlopowych czy wysokość wynagrodzenia, bez konieczności angażowania działu HR w wyszukiwanie informacji.
2. Automatyzacja pracy
Nie oszukujmy się – spora część pracy działu kadr i HR polega na wykonywaniu odtwórczych działań. W efekcie pracownicy zamiast skupić się na kreatywnych zadaniach, zajmują się przysłowiowym uzupełnianiem tabelek. Dzięki zastosowaniu w firmie systemu RCP powtarzalne procesy zostaną zautomatyzowane, a zatrudnieni w końcu będą mogli skupić się na działaniach twórczych, wymagających większego zaangażowania. Twoje księgowe zyskają czas na opracowanie działań redukujących zbędne koszty, a HR’owcy skupią się na poszukiwaniu wykwalifikowanych specjalistów i wdrażaniu działań sprawiających, że Twoja firma będzie postrzegana jako miejsce przyjazne pracownikom, o wysokiej kulturze organizacyjnej.
3. Poprawa produktywności.
Często tym, co powoduje spadek produktywności wśród pracowników jest brak planowania działań oraz brak kontroli czasu, jaki przeznacza się na wykonywanie poszczególnych zadań. System RCP, poza rejestratorami czasu pracy, wyposażone są w szereg dodatkowych rozwiązań, takich jak trackery aktywności, pozwalające monitorować, ile czasu pracownik poświęca poszczególnym projektom. Wiedząc, gdzie „ucieka” czas łatwiej nim zarządzać. Efekt? Wzrost produktywności pracowników!
4. Wygoda użytkowania
Niewątpliwą zaletą systemów RCP jest wygoda użytkowania. Obsługa tych, które mają prosty, intuicyjny interfejs, jest bardzo prosta i nie wymaga długotrwałego procesu wdrażania. Ogromną zaletą jest możliwość zalogowania się do aplikacji z dowolnego miejsca, zarówno w biurze, w domu jak i w podróży (prywatnej czy służbowej). Dzięki temu Ty oraz Twoi pracownicy będziecie mogli na bieżąco śledzić sytuację w firmie. Zatrudnieni szybko poinformują o chorobie, zawnioskują o dzień wolny czy zgłoszą prośbę o zmianę godzin pracy. Co więcej, część systemów RCP, jak np. Moniti, zapewnia możliwość szybkiego komunikowania się z zatrudnionymi. Dzięki funkcji czatu będziesz sprawnie skontaktować się z wybranymi pracownikami, w prosty sposób informując, np. o zmianach w projekcie czy w przydzielonych zadaniach.
5. Bezpieczeństwo danych przy elektronicznej ewidencji czasu pracy
Bezpieczeństwo danych, szczególnie tych dotyczących pracowników i klientów, to priorytet każdej firmy. Systemy RCP wyposażone są w szereg rozwiązań, gwarantujących ochronę przechowywanych informacji. Kilkuetapowe szyfrowanie danych czy przyznawanie dostępu do dokumentacji jedynie wskazanym osobom, to tylko część zabezpieczeń oferowanych przez nowoczesne oprogramowania. Możesz więc śmiało „powierzyć systemom” nawet najbardziej wrażliwe dane!
6. Efektywność zespołu
Dzięki kontrolowaniu czasu pracy poszczególnych pracowników oraz zapisywaniu tempa wykonywanych przez nich zadań, możesz sprawdzić nie tylko, jak w firmowym środowisku odnajdują się pojedynczy zatrudnieni, ale i całe zespoły. Przejrzysty interfejs systemu RCP takiego jak Moniti, który dodatkowo umożliwia pobieranie raportów, pozwoli Ci sprawdzić efektywność działań teamów. Dzięki temu szybko zauważysz, który zespół jest zbyt przeciążony zadaniami, gdzie zarządzanie projektami wymaga usprawnień i które rodzaje działań zabierają pracownikom najwięcej czasu. Rezultatem będzie usprawnienie efektywności wszystkich zatrudnionych, a kierujący działami leaderzy/ managerowie zyskają poczucie wsparcia i większą sprawczość.
7. Dyscyplinowanie pracowników
Stosowanie systemów RCP pozwoli Ci na zwiększenie kontroli pracowników w zakresie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, spóźnień czy nieplanowanych przerw (a w przypadku pracowników mobilnych również postojów). Zatrudnieni, zdając sobie sprawę z tego, że ich czas pracy jest skrupulatnie rozliczany, będą starali się pilnować godzin pracy i w skupieniu wykonywać swoje zadania. Tym samym do firmy wprowadzone zostaną dobre nawyki, które przyczynią się do zwiększenia dyscypliny wśród wszystkich członków zespołów.
8. Współpraca z systemami kadrowo-płacowymi
Niewątpliwą zaletą systemów RCP jest możliwość ich zintegrowania z systemami kadrowo-płacowymi. Zgromadzone w elektronicznej ewidencji czasu pracy dane, będzie można wyeksportować do systemu kadrowo-płacowego. To duży krok w zwiększaniu automatyzacji działań i znaczne usprawnienie żmudnych, powtarzalnych procesów. Twoja księgowa i dział HR z pewnością docenią nowe rozwiązania. Dzięki temu zyskają czas np. na działania wizerunkowe i umacniające dobrą atmosferę w firmie.
9. Możliwość rozliczania pracy zdalnej
Czas pandemii Covid-19 zweryfikował rynek pracy i zasady wykonywania obowiązków zawodowych. Dziś wielu pracowników jest zatrudnionych w trybie pracy zdalnej lub hybrydowej. W przypadku tej kategorii zatrudnionych system RCP jest wręcz niezbędnym narzędziem, pozwalającym Ci na efektywne kontrolowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz czasu przerw. Dodatkowo, dzięki wspomnianym już, wbudowanym w systemy RCP komunikatorom, zapewnisz sobie stały kontakt z pracownikiem na „home office”. Z kolei zatrudniona w tym trybie osoba nie będzie miała poczucia osamotnienia wiedząc, że w każdym momencie może sięgnąć po wsparcie kolegów będących w biurze.
10. Ekologia
Choć kwestie środowiskowe rzadko stawiane są na pierwszym miejscu wśród celów firm, to jednak w dobie coraz większej świadomości ekologicznej pracowników warto zwrócić uwagę również na ten aspekt działań. Systemy RCP pozwalają na prowadzenie ewidencji czasu pracy i związanej z nią dokumentacji w 100% w formie elektronicznej. To oznacza oszczędność nie tylko czasu i pieniędzy, ale również cennych zasobów, przede wszystkim ogromnych ilości papieru. Tym samym Twoja firma zrobi krok w stronę aktywnego dbania o Plantę, pokazując, że realizuje działania z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy – czy warto zainwestować?
Biorąc pod uwagę przedstawione profity, wprowadzenie do swojej firmy systemu RCP powinno być jedynie kwestią czasu.
Jeśli zależy Ci na staniu się firmą XXI wieku, stawiającą na automatyzację powtarzalnych procesów, chcesz usprawnić działania pracowników i zwiększyć ich efektywność, a dodatkowo móc na bieżąco kontrolować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, sięgnij po nowoczesne rozwiązania technologiczne, takie jak Moniti. Sprawdź, jakie funkcjonalności oferuje Ci oprogramowanie do zarządzania czasem pracy i zacznij wdrażać system RCP już dziś.
