Jak zoptymalizować koszty prowadzonej działalności biznesowej? To pytanie zadaje sobie większość przedsiębiorców. Mądra redukcja wydatków jest kluczem do sukcesu. Poznaj 15 prostych i efektywnych sposób na zmniejszenie kosztów Twojego biznesu.
1. Zautomatyzuj procesy dzięki nowoczesnym technologiom
Skorzystaj z szans, jakie daje rozwój technologii i postaw na automatyzację procesów w Twojej firmie. Dzięki zastosowaniu szeregu przydatnych aplikacji, możesz usprawnić pracę oraz zaoszczędzić pieniądze. Poszukaj wygodnej dla Ciebie i Twojego zespołu aplikacji do zarządzania projektami czy raportowania przepływów pieniężnych. Zamiast biura rachunkowo-księgowe postaw na e-księgowość oraz intuicyjne programy do fakturowania. Przeglądaj, testuj, wybieraj i stosuj aplikacje, które wesprą firmę, oszczędzając Twoje pieniądze. Szukaj usprawnień, tak aby każdego dnia działać w sposób łatwiejszy, bardziej wydajny i co najważniejsze – mniejszym kosztem.
2. Postaw na nowoczesny marketing
Ulotki, billboardy i inne, drukowane materiały reklamowe wiążą się z ponoszeniem znacznych kosztów, wynikających z konieczności ich zaprojektowania, wydrukowania oraz rozpropagowania. Jeśli chcesz zmniejszyć koszty Twojego biznesu, zapoznaj się z nowoczesną, tańszą alternatywą dla tradycyjnego marketingu – marketingiem internetowym.
Darmowym rozwiązaniem, pozwalającym na budowanie rozpoznawalności marki i przyciąganie nowych klientów, jest aktywne prowadzenie profili firmowy w social mediach. Pokaż się i działaj na Facebooku, Instagramie, TikToku czy LinkedIn. Buduj swoją pozycję eksperta branżowego, dobrego pracodawcy oraz uczciwego kontrahenta, zamieszczając artykuły eksperckie i poradnikowe na blogu firmowym, „podpiętym” pod Twoją witrynę internetową. Zamiast w ulotki, zainwestuj pieniądze w reklamy w Google, banery na stronach internetowych, artykuły sponsorowane na portalach czy płatne kampanie w mediach społecznościowych. Szukaj swoich klientów online i osiągaj korzyści w świecie rzeczywistym!
3. Pozbądź się zbędnej papierologii
Co prawda cena ryzy papieru czy tuszu do drukarki nie spowoduje, że stan finansów w Twojej firmie poszybuje w górę, ale sukcesywne oszczędzanie tych zasobów przyczyni w perspektywie do odczuwalnej redukcji kosztów. Postaw na e-faktury, e-księgowość czy podpisywanie umów online. Gromadź dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, wykorzystując funkcjonalności aplikacji, takich jak Moniti. Zredukuj ilość drukowanych dokumentów do minimum i zapomnij o piętrzących się stosach teczek. Dodatkowy bonus: ograniczając wydruki, dokładasz swoją cegiełkę do ochrony środowiska!
4. Efektywnie zarządzaj czasem – swoim i swojego zespołu
W powiedzeniu, że czas to pieniądz, jest sporo prawdy. Efektywna praca, bez marnowania cennych minut na różnego rodzaju rozpraszacze, pozwoli Ci zyskać czas na dodatkowe zadania, pozyskiwanie nowych klientów lub… na odpoczynek. Dzięki większej ilości kontrahentów zwiększysz firmowe wpływy, a dbając o odpowiednią ilość relaksu po dniu pełnym wyzwań zawodowych, zregenerujesz się przed kolejnym dniem pracy. Warto sprawdzać, na co poświęcasz najwięcej czasu oraz co odciąga Twoją uwagę od obowiązków. Jeśli dodatkowo chcesz wpłynąć na podniesienie produktywności całego, firmowego zespołu, sięgnij po aplikacje – rozbudowane trackery czasu, takie jak Toggl, Rescue Time, czy My Minutes. Ponadto warto sięgnąć po rozwiązania pomagające w efektywnym zarządzaniu projektami, przypisywaniu zadań poszczególnym osobom i usprawniającym komunikację w firmie. Świetnie sprawdzą się tu rozwiązania takie jak Moniti czy Asana. Pamiętaj! Im mniej czasu poświęcisz na zajmowanie się chaosem panującym w firmie, tym więcej zyskasz go na rozwijanie swojego biznesu.
5. Dbaj o pracowników, odpowiednio ich motywując
Jeśli zatrudniasz pracowników to z pewnością wiesz, jak wielką wartością dla firmy stanowią wysoko wykwalifikowani specjaliści. Zaangażowani, lojalni i skupieni na powierzonych zadaniach pracownicy, są na wagę złota. Zadbaj więc o odpowiednią motywację członków Twojego zespołu, stwarzając przyjazną atmosferę pracy. Zaoferuj im benefity, takie jak karty wejść do klubów sportowych, wsparcie medyczne czy psychologiczne. Nie zapominaj też o wspieraniu pracowników w ich rozwój zawodowym, umożliwiając im udział w szkoleniach i kursach branżowych. Premia to także bardzo skuteczny element systemu motywacji 😉
Dużym kosztem dla każdej firmy jest proces rekrutacji, wdrażanie nowego pracownika i podnoszenie jego kompetencji. Dbaj więc o członków swojego zespołu, a zyskasz nie tylko lojalnych pracowników.
6. Rozważ zmianę lokalizacji biura
Jesteś freelancerem lub prowadzisz biznes oparty na pracy zdalnej? Zastanów się nad redukcją kosztów związanych z prowadzeniem biura. Postaw na pracę z domu, wirtualne biuro lub coworking.
Jeśli jednak, ze względu na specyfikę działań, nie wyobrażasz sobie nieposiadania biura, przemyśl wszelkie aspekty, które pozwolą Ci maksymalnie wykorzystać przestrzeń przy jednoczesnym zredukowaniu kosztów. Być może warto zastanowić się nad zmianą lokalizacji siedziby? Atrakcyjne położenie lokalu w centrum miast i dzielnicach biznesowych zwiększa koszty wynajmu i zazwyczaj wiąże się z wyższymi opłatami eksploatacyjnymi. Jeśli zależy Ci na prestiżowym adresie siedziby, rozważ skorzystanie z wirtualnego biura.
7. Pomyśl o outsourcingu – zatrudnij freelancera lub firmę zewnętrzną
Jeśli chcesz zredukować koszty swojej firmy, zastanów się nad zleceniem określonych zadań firmom i osobom zewnętrznym. Utrzymywanie wyspecjalizowanych pracowników, których profil działania nie jest bezpośrednio związany z Twoją branżą, to spory wydatek. Przemyśl więc outsourcing w zakresie tworzenia grafik, prowadzenie działań marketingowych, przygotowanie firmowych treści czy obsługi informatycznej. Być może nie potrzebujesz również stacjonarnego pracownika biurowego i wystarczy Ci wsparcie wirtualnej asystentki? Rozważ także zlecenie „na zewnątrz” kwestii finansowych czy prawnych. Pamiętaj jednak, że wybieranie usługodawców oferujących najniższe ceny rzadko się sprawdza. Dobry freelancer zazwyczaj odpowiednio wycenia swoją pracę, jednak warto pokryć te koszty i w zamian otrzymać świetną jakościowo usługę.
8. Oszczędzaj energię
Rachunek za elektryczność może przyprawić o zawrót głowy! Wprowadź więc zasady mądrego gospodarowania zasobami w firmie. Postaw na proekologiczne rozwiązania, zmniejszające koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Kup energooszczędne żarówki. Pomyśl o zainstalowaniu czujników obecności. Sprawdź szczelność okien i drzwi. Wyłączaj rzadko używane urządzenia. Nie zostawiaj komputerów w trybie czuwania i co najważniejsze – poinformuj swój zespół o wprowadzonych zmianach.
9. Kupuj lokalnie
Kupowanie u lokalnych dostawców zmniejsza koszty transportu i logistyki. Co więcej, mali przedsiębiorcy zazwyczaj są w stanie przygotować ofertę lepiej dopasowaną do potrzeb Twojego biznesu i zaproponować konkurencyjne ceny w stosunku do dużych, globalnych firm. Kolejnym plusem korzystania z usług przedstawicieli lokalnego biznesu jest finansowe wspieracie rodzimej społeczności, co sprzyja miejscowej gospodarce i budowaniu więzi społecznych, w dłuższej perspektywie może przyczynić się do poprawy warunków mieszkaniowych, czy rozwoju rodzimej infrastruktury.
10. Zadbaj o stałe i szybkie połączenie internetowe
Dobra łączność to podstawa! Słaba prędkość internetu lub uciekający zasięg mogą przyczynić się do zmniejszenia efektywności pracy, zarówno Twojej, jak i Twojego zespołu. Długo ładujące się strony www czy niewyraźny, rozmyty obraz podczas wideokonferencji świadczą o tym, że pora zainwestować w lepsze łącze. Dzięki szybkiej wysyłce plików, bezproblemowemu udostępnianiu dokumentów i rozmowom wideo przebiegającym bez zakłóceń oszczędzisz to, co w dobrze funkcjonującym przedsiębiorstwie najważniejsze – czas.
11. Kontroluj drobne wydatki i pamiętaj o fakturach za zakupy
Ewidencjonowanie wydatków, np. w dedykowanych programach, takich jak Zistemo czy Logito, pozwolą Ci na bieżąco śledzić firmowe finanse. Dzięki podziałowi kosztów na kategorie z łatwością zauważysz, w której grupie wydatki są najwyższe lub najszybciej rosną. Być może część z tych kosztów uda się zredukować? Pamiętaj również o fakturze, kupując wszelkie materiały biurowe (długopisy, tusze do drukarek, dziurkacze), higieniczne (worki na śmieci, ręczniki papierowe) czy spożywcze (kawa, herbata, mleko).
12. Sprzęt IT – szukaj promocji i postaw na dobry sprzęt z drugiej ręki
Jeśli Twoja firma dopiero startuje lub stajesz w obliczu wymiany sprzętu biurowego, zastanów się nad zakupem sprzętu poleasingowego. Dobrej jakości laptopy, smartfony, skanery czy drukarki możesz dostać w korzystnych cenach właśnie w firmach leasingowych. Rozważ również zakup sprzętu wyprzedażowego, szczególnie wtedy, kiedy np. pojawia się nowym model laptopa czy smartfona danej marki. Wówczas w świetnej cenie dostaniesz starszą wersję sprzętu wysokiej klasy. Zakup używanych środków trwałych lub tych w promocyjnej cenie pozwoli Ci w prosty sposób zmniejszyć koszty Twojego biznesu.
13. Postaw na szkolenia i spotkania biznesowe online
Dbanie o rozwój firmy to również inwestowanie w podnoszenie kwalifikacji Twoich i Twojego zespołu. Szkolenia branżowe to spory wydatek, tym bardziej gdy odbywają się w miejscu odległym od siedziby Twojej firmy i chcesz zapewnić pracownikom zarówno zwrot kosztów przejazdu jak i pokryć cenę noclegu. Dobrym rozwiązaniem ograniczającym te dodatkowe koszty, są kursy, seminaria i konferencje w formie online. Coraz częściej pojawiają się również rozwiązania hybrydowe – szkolenie odbywa się stacjonarnie w określonym miejscu, ale można w nim uczestniczyć również online.
Kolejny prosty sposób na zmniejszenie kosztów Twojego biznesu to spotkania z kontrahentami w formie wideokonferencji. Przedyskutowanie bieżących tematów czy dopytanie o szczegóły projektu nie wymaga udawania się na spotkanie fizyczne w siedzibie klienta – wystarczy ustalić pasujący obu stronom termin i porozmawiać online za pośrednictwem Microsoft Team, Zoom, Google Meet czy Moniti. Plusem tego rozwiązania jest nie tylko oszczędność na wydatkach za paliwo, ale również oszczędność czasu, który musiałbyś poświęcić na dojazd.
14. Sprawdź ofertę swojego banku i porozmawiaj o kosztach konta firmowego
Prowadzenie działalności gospodarczej bez posiadania konta firmowego jest niemożliwe. Kontrolowanie wydatków i wpływów za pośrednictwem rachunku bankowego to nie tylko konieczność, ale i wygoda. Jeśli Twoja firma działa na rynku od dłuższego czasu, z dużym prawdopodobieństwem konto firmowe zakładałeś startując z biznesem. Warto więc przyjrzeć się, czy warunki zaproponowane Ci przez bank nadal są konkurencyjne na rynku. Skontaktuj się telefonicznie lub udaj się do kilku placówek innych banków i sprawdź, jaką mają ofertę biznesową. Banki, chcąc pozyskać nowych klientów, często oferują korzystne warunki i zapewniają dodatkowe wsparcie, np. doradcy finansowego. Może się okazać, że nadszedł czas na zmianę konta firmowego, bo zaproponowane przez konkurencję rozwiązanie zredukuje Twoje koszty biznesowe.
15. Negocjuj warunki umów na media lub szukaj lepszych ofert
Prosty i efektywny sposób na zmniejszenie kosztów Twojego biznesu to przyjrzenie się warunkom umów z dostawcami mediów. Sprawdź, ile miesięcznie płacisz dostawcom Internetu, prądu, gazu, wody czy operatorowi sieci komórkowej. Porównaj swoje koszty z dostępnymi na rynku ofertami innych usługodawców i poszukaj najbardziej korzystnego rozwiązania. Negocjuj warunki zawartych umów, a jeśli okaże się to niemożliwe – rozwiąż umowę (jednak najpierw przeanalizuj zapisy o karach umownych!) i zdecyduj się na wybór lepszego pakietu u innego dostawcy.
Podsumowanie
Pamiętaj, że najważniejsza zasada oszczędzania brzmi: nie na wszystkim należy oszczędzać. Obniżanie wynagrodzenia pracowników, pozbawienie ich możliwości rozwoju (zrezygnowanie ze szkoleń dla członków Twojego zespołu) czy kupowanie produktów gorszej jakości, nie należą do najlepszych sposobów na zmniejszenie kosztów Twojego biznesu. Istotne jest mądre planowanie działań Twoich i Twoich pracowników oraz efektywne zarządzanie czasem pracy.
Nie chodzi o to, żeby generować oszczędności na wszystkich polach działalności, ale o to, żeby świadomie gospodarować zasobami i wiedzieć, w których obszarach marnujesz firmowe pieniądze.
