Regulacje związane z czasem pracy kierowców są znacznie bardziej restrykcyjne niż te dotyczące wielu innych profesji. Gdzie, poza kodeksem cywilny, można znaleźć obowiązujące w tej branży normy prawne? Jak poprawnie ewidencjonować i rozliczyć czas pracy kierowcy? Jakie okresy przechowywania ewidencji czasu pracy znajdują zastosowanie w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w transporcie? Odpowiedzi znajdziesz w naszym artykule.
Poznaj przepisy regulujące czas pracy kierowców
Kwestie związane z ewidencjonowaniem oraz rozliczaniem czasu pracy kierowcy znajdziesz zarówno w przepisach kodeksu cywilnego (KC) jak i w regulacjach ustawy o czasie pracy kierowców (ustawa specjalna).
Co wlicza się do czasu pracy kierowcy?
Zastanawiając się, w jaki sposób obliczyć czas pracy kierowcy, warto w pierwszej kolejności ustalić, czym ten czas pracy jest. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców „czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego”. Jako momentu rozpoczęcia pracy nie traktuje się więc jedynie chwili, w której kierowca zaczyna prowadzić pojazd. Naliczanie czasu pracy następuje również z chwilą, w której kierowca podejmuje szereg działań „pomocniczych”, takich jak:
- załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem;
- nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym;
- czynności spedycyjne, m.in. związane z odebraniem przesyłki od nadawcy i doręczeniem ich do adresata/ punktu odbioru;
- obsługę codzienną pojazdów i przyczep;
- inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy;
- niezbędne formalności administracyjne, czyli m.in. okazywanie dokumentów do kontroli drogowej;
- utrzymanie pojazdu w czystości, tj. sprzątanie wnętrza pojazdu, mycie karoserii.
Co istotne, jako czas pracy kierowcy traktowane jest również pozostawanie na stanowisku pracy w gotowości do jej wykonywania przez okres, który nie jest znany kierowcy „z góry”. O jakich przypadkach mowa? Będą to sytuacje, kiedy kierowca czeka na załadunek/ rozładunek towaru czy na polecenie przełożonego udaje się do mechanika w celu sprawdzenia niesprawności samochodu i spędza w zakładzie 3 godziny na diagnostyce/ naprawie.
Dodatkowo, jeśli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi minimum 6 godzin, do jego czasu pracy wlicza się również 15-minutową przerwę.
Czego nie wlicza się do czasu pracy kierowcy?
Przepisy ustawy o czasie pracy kierowców zawierają także wyliczenie czynności, które nie są wliczane do czasu pracy. Zgodnie z treścią art. 7 ww. ustawy przy obliczaniu czasu pracy kierowcy nie bierze się pod uwagę:
- czasu dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy;
- nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu, np. w celu załatwienia spraw osobistych;
- dobowy, nieprzerwany odpoczynek;
- przerwy w pracy, wynikającej z wykonywania obowiązków zawodowych w przerywanym systemie czasu pracy.
Rozliczenie czasu pracy kierowcy a przerwy
W trakcie wykonywania obowiązków zawodowych, kierowca ma prawo skorzystać z czterech rodzajów przerw. Są to:
- przerwa na odpoczynek, czyli przerwa, jaka przysługuje kierowcy po 6 godzinach pracy, trwająca minimum 30 minut. Jeśli liczba godzin pracy w danej dobie wynosi więcej niż 9, kierowcy przysługuje przerwa na odpoczynek wynosząca minimum 45 minut. Co ważne, ta przerwa ulega skróceniu o czas obowiązkowej przerwy w pracy;
- obowiązkowa przerwa w pracy, trwająca 15 minut, to przerwa jaką zobowiązany jest wprowadzić pracodawca zatrudniający pracownika-kierowcę w wymiarze dobowego czasu pracy powyżej 6 godzin;
- nieprzerwany odpoczynek dobowy, wynoszący minimum 11 godzin „pod rząd” w ciągu doby; co ważne, dobowy odpoczynek, zazwyczaj wykorzystywany na sen, może zostać zrealizowany w pojeździe, pod warunkiem, że znajduje się on na postoju i jest wyposażony w miejsce do spania;
- nieprzerwany odpoczynek tygodniowy, wynoszący minimum 35 godzin „pod rząd” w ciągu tygodnia; czas odpoczynku dobowego zalicza się do czasu odpoczynku tygodniowego
Pamiętaj, że odpoczynek kierowcy musi mieć charakter stały i powtarzalny. Chodzi tu zarówno o regularny odpoczynek dobowy, jak i regularny odpoczynek tygodniowy. Nie może więc dochodzić do sytuacji “gromadzenia” godzin przerwy dobowej i wykorzystywania jej jednorazowo. Przykładowo, nie można zrezygnować z 11 godzin odpoczynku w ciągu doby, po to, żeby w kolejnej dobie zapewnić sobie 22 godziny przerwy.
Normy dotyczące odpoczynku dobowego oraz odpoczynku tygodniowego wyniką z przepisów ustawy specjalnej, których treść jest taka sama, jak przepisów KC, regulujących dzienny regularny okres odpoczynku i tygodniowy okres odpoczynku. Oznacza to, że ww. przerwy przysługują zarówno kierowcom zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę, jak i tym wykonującym obowiązki zawodowe na podstawie innych umów cywilnoprawnych oraz samozatrudnionym.
Kwestię przerw od pracy regulują również przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego (Rozporządzenie WE nr 561/2006). Zgodnie z ich treścią kierowcy należy się regularny odpoczynek tygodniowy wynoszący 45 godzin po 6 dniach pracy. Co istotne, czasu tej przerwy nie można spędzać w pojeździe. W drodze wyjątku tygodniowy odpoczynek regularny może zostać skrócony, ale nigdy nie może on być krótszy niż 24 godziny. Pamiętaj, że w sytuacji skorzystania z tego wyjątkowego rozwiązania, po odstępstwie od zasad ogólnych kierowca ma prawo do:
- dwóch regularnych okresów odpoczynku tygodniowego (tj. 45-godzinnych)
lub
- jednego regularnego tygodniowego okresu odpoczynku i jednego skróconego tygodniowego okresu odpoczynku trwającego co najmniej 24 godziny. Skrócenie jest jednak rekompensowane równoważnym okresem odpoczynku wykorzystywanym jednorazowo przed końcem trzeciego tygodnia następującego po zakończeniu okresu odstępstwa.
Ile godzin może pracować kierowca, czyli dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy kierowcy
Przepisy ustawy specjalnej regulują w szczegółowy sposób kwestie związane z dobowym i tygodniowym wymiarem czasu pracy. Regulacje te uzupełniają normy wynikające z treści Rozporządzenia WE nr 561/2006.
Z polskich przepisów wynika, że kierowca nie może pracować więcej niż 8 godzin na dobę w przeciętnie 40-godzinnym, pięciodniowym tygodniu pracy. Co więcej, wraz z godzinami nadliczbowymi tygodniu czas pracy kierowcy nie może przekraczać 48 godzin. Zaznaczono przy tym, że ustalanie grafiku pracy kierowcy powinno być dokonywane na okres rozliczeniowy nieprzekraczający 4 miesięcy.
Zdając sobie sprawę ze specyfiki działań w branży transportowej (przymusowe postoje na granicy, przedłużający się załadunek itp.) ustawodawca przewidział od powyższej zasady wyjątek. W myśl art. 12 ust. 2 ustawy specjalnej, tygodniowy czas pracy może zostać wydłużony aż do 60 godzin, jednak pod warunkiem, że średni tygodniowy czas pracy w danym okresie rozliczeniowym (nie dłuższym niż 4 miesiące) nie przekroczy 48 godzin. W praktyce wygląda to tak, że jeśli w jednym tygodniu pracodawca/ przedsiębiorca wydłuży czas pracy kierowcy do 60 godzin to w innym musi skrócić go tak, żeby średnia pracy w każdym tygodniu wynosiła maksymalnie 48 godzin.
Z kolei w Rozporządzeniu WE nr 561/2006 uregulowano m.in. wyjątki związane z możliwością wydłużenia dobowego i tygodniowego czasu pracy kierowcy. Z treści przepisów wynika m.in., że kierowca może wykonywać swoje obowiązki maksymalnie przez 9 godzin dziennie, przy czym w drodze wyjątku czas ten może być wydłużony do 10 godzin dziennie, nie więcej niż dwa razy w tygodniu. Z kolei tygodniowy czas pracy nie powinien przekraczać 56 godzin tygodniowo, jednak w dwóch następujących po sobie tygodniach łączny czas pracy kierowcy nie może przekroczyć 90 godzin.
Pamiętaj, że przepisy ustawy specjalnej regulują także maksymalny czas pracy w porze nocnej. Wynosi on nie więcej niż 10 godzin na dobę.
Co ważne, powyższe normy czasu pracy obowiązują bez względu na formę zatrudnienia – nie ma znaczenia czy kierowca jest Twoim pracownikiem, współpracownikiem z którym zawarłeś inną niż umowa o pracę umowę cywilnoprawną, czy też prowadzi działalność gospodarczą. Nadrzędnym celem regulacji jest zapewnienie odpoczynku każdemu kierowcy. Odpowiednia regeneracja jest niezbędna, ponieważ Wykonywanie obowiązków w związanych z prowadzeniem pojazdu wymaga dużego skupienia i koncentracji, dlatego też odpowiednia regeneracja jest niezbędna również w celu zapewnienia bezpieczeństwa na drodze, nie tylko dla kierowcy zawodowego, ale także dla innych uczestników ruchu drogowego.
Skoro już wiesz, jakie są dopuszczalne limity czasu pracy kierowców, warto poznać szczegółowe wymogi dotyczące ewidencjonowania czasu pracy tej grupy zawodowej.
Ewidencja czasu pracy kierowców – jak prawidłowo ją prowadzić i przechowywać?
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z przepisów KC. Oczywiście kodeksowy wymóg dotyczy tylko osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę, jednak kwestię czasu pracy kierowców doprecyzowują regulacje ustawy specjalnej, które odnoszą się do wszystkich osób działających w tej branży, bez względu na formę współpracy.
Ewidencja czasu pracy po zmianie przepisów w 2022 roku
Najważniejszy celem, jakiemu służy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest stworzenie podstawy do rozliczenia wynagrodzenia za wykonane przez kierowcę zadania. Warto zaznaczyć, że od maja 2022 roku, został ustalony nowy standard wyglądu ewidencji czasu pracy. Zmienił się również okres przechowywania ewidencji czasu pracy, który uległ wydłużeniu z dotychczas obowiązującego 3-letniego okresu do 10 lat. Nowelizacja jest związana z tzw. Pakietem Mobilności, którym określa się kompleksowe zmiany w przepisach dotyczących branży transportowej.
Nowelizacja przepisów, które weszły w życie w maju 2022 roku sprawiła, że sposób prowadzenia ewidencji został znacznie bardziej usystematyzowany, a wygląd ewidencji – ujednolicony. Ewidencję czasu pracy kierowcy można prowadzić m.in. w oparciu o zapisy z tzw. wykresówki, wydruki danych oraz pliki z kart kierowców czy z tachografu cyfrowego, a także jakichkolwiek innych dokumentów, uznanych za wiarygodne i potwierdzających czas pracy. Trzeba jednak pamiętać, że dokumenty te są jedynie „materiałami pomocniczymi”, w oparciu o które można prowadzić ewidencję, a nie elementem ewidencji.
Zgodnie z nowymi regulacjami, ewidencja czasu pracy kierowcy powinna zawierać dane o:
- liczbie przepracowanych godzin (godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy),
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy (wraz z tytułem ich udzielenia),
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest dyżur domowy,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Pamiętaj, że zgodnie z przepisami jesteś zobowiązany każdorazowo udostępnić kierowcy ewidencję czasu pracy na jego wniosek.
Papierowa czy elektroniczna ewidencja czasu pracy?
Co ważne, ewidencję czasu pracy kierowcy można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Decyzja zależy wyłącznie od preferencji pracodawcy/ przedsiębiorcy. Rzetelne i dokładne ewidencjonowanie czasu pracy kierowców jest wymagającym zadaniem, obarczonym sporym ryzykiem błędów w obliczeniach. Dlatego też warto rozważyć prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, której „przewagą” jest możliwość zautomatyzowanie wielu kwestii związanych m.in. z obliczaniem należnego kierowcy wynagrodzenia, dni urlopowych, nadgodzin itp., co pozwala zminimalizować ryzyko pomyłek. W tym celu warto skorzystać z oprogramowania wspierającego, takiego jak np. Moniti. Jeśli w Twojej firmie działają piony HR czy księgowości, aplikacja ułatwi i usprawni działania zatrudnionych w nich osób. Co więcej, dzięki rozbudowanej funkcjonalności oprogramowania – geolokalizacji i trackerowi w czasie rzeczywistym – będziesz mógł na bieżąco śledzić, gdzie znajdują się Twoi mobilni pracownicy i jak dużo trasy zostało im do pokonania.
Ewidencja czasu pracy a indywidualne karty ewidencji nieobecności
Uwaga! Jeśli zatrudnieni kierowcy wykonują pracę w systemie zadaniowym czasu pracy oraz otrzymują ryczałt za nadgodziny lub za pracę w porze nocnej, nie ma obowiązku pełnego ewidencjonowania ich czasu pracy. W takim przypadku jesteś zobowiązany jedynie do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika, z podziałem na rodzaj i wymiar (co wynika z art. 25 ust. 3 i 4 KC).
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Przed wspomnianą już nowelizacją przepisów z maja 2022 roku, okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowcy zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę wynosił 3 lata. Po zmianie uległ on wydłużeniu do 10 lat.
Jeśli jednak współpracujesz z kierowcami w oparciu o inne umowy cywilnoprawne (np. umowę zlecenia) lub z kierowcami, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą, okres przechowywania ewidencji czasu pracy jest znacznie krótszy i wynosi 2 lata.
Pamiętaj, że dla każdego pracownika należy prowadzić ewidencję czasu pracy osobno.
Rozliczenie czasu pracy kierowcy – sprawdź, jak zrobić to poprawnie
Po nowelizacji przepisów, związanej z Pakietem Mobilności, obliczanie wynagrodzenia zostało ułatwione, ponieważ dzięki skrupulatnie prowadzonej ewidencji łatwiej jest ustalić wysokość kwot należnych kierowcom. W pierwszej kolejności, w oparciu o posiadane dane, należy ustalić wynagrodzenie zasadnicze. Warto przy tym zaznaczyć, że w ustawie specjalnej wskazano wprost, jakie elementy nie mogą wpływać na wysokość wypłaty kierowców. Są to: liczba przejechanych kilometrów, szybkość dostawy oraz ilość transportowanego ładunku, jeśli posługiwanie się tymi parametrami mogłoby zagrażać bezpieczeństwu na drogach albo zachęcać do naruszenia przepisów unijnego Rozporządzenia WE nr 561/2006.
Pamiętaj również, że zasady obliczania wynagrodzenia kierowców stosuje się zarówno do osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę, jak i tych wykonujących obowiązki na podstawie innych umów cywilnoprawnych czy w ramach samozatrudnienia.
Największe zmiany wprowadzone w 2022 rok, a związane z rozliczaniem czasu pracy kierowcy, dotyczą tzw. podróży służbowych. Obecnie kierowcy wykonujący pracę w transporcie międzynarodowym powinni być rozliczani w oparciu o takie same stawki, jakie mają kierowcy pracujący w tych krajach. Nie można więc traktować takich tras jako wspomnianych podróży służbowych, lecz należy je rozliczać według rozwiązań społecznych (podatkowych i ubezpieczeniowych) obowiązujących w kraju, w którym kierowca przebywa podczas kursu międzynarodowego. Takie rozwiązanie wiąże się nie tylko z dużo większymi obciążeniami finansowymi po stronie pracodawcy, ale i koniecznością bardziej skrupulatnego prowadzenia ewidencji czasu pracy (z uwzględnieniem godzin pracy w poszczególnych krajach). Po raz kolejny więc prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, przy wsparciu oprogramowania do rejestrowania czasu pracy, takiego jak Moniti, usprawni i przyśpieszy obliczanie należnych kierowcom wynagrodzeń.
Czas pracy kierowcy – podsumowanie
Podsumowując najważniejsze informacje o czasie pracy kierowcy, dotyczące jego ewidencjonowania oraz rozliczania, trzeba podkreślić, że:
Czas pracy kierowcy liczy się od chwili rozpoczęcia pracy związanej z przewozem, w tym m.in. przygotowania pojazdu do trasy. Na czas pracy kierowcy składa się więc nie tylko samo prowadzenie pojazdu, ale również inne, związane z transportem czynności, takie jak m.in. załadunek/ rozładunek towaru, czynności spedycyjne czy administracyjne.
Czasem pracy kierowcy jest również okres pozostawania w gotowości do wykonywania swoich zadań.
Do czasu pracy kierowcy nie wlicza się okresu dyżuru, jeżeli w trakcie jego trwania kierowca nie wykonywał swoich obowiązków.
Każdemu kierowcy przysługują przerwy od pracy. Kwestie związane z tygodniowym okresem odpoczynku oraz dobowym okresem odpoczynku regulują przepisy ustawy specjalnej, KC oraz Rozporządzenia WE nr 561/2006. Chodzi tu o odpoczynek regularny, tj. taki, który następuje w każdej dobie i w każdym tygodniu w wymiarze określonym normami prawa.
Pracodawca (podobnie jak samozatrudniony) jest zobowiązany do skrupulatnego ewidencjonowania czasu pracy zarówno pracowników, jak i osób zatrudnionych w oparciu o inne umowy cywilnoprawne.
W związku z wprowadzeniem tzw. Pakietu Mobilności w 2022 roku doszło do sporych zmian w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy oraz sposobu obliczania wynagrodzenia.
Do największych zmian doszło w zakresie wynagradzania kierowców wykonujących swoje obowiązki w transporcie międzynarodowym. Obecnie ich stawki są takie same, jak stawki kierowców pracujących w kraju załadunku/ rozładunku.
