Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest informowanie pracownika o sposobie potwierdzania obecności w pracy. Z kolei podstawowym obowiązkiem pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, a także przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku.
To w jaki sposób pracodawca powiadomi pracownika o sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy zależy od tego czy pracodawca jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy w zakładzie pracy.
Jeśli pracodawca jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, informację o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy umieszcza w treści tego dokumentu.
Pracownik natomiast zobowiązany jest zapoznać się z treścią regulaminu pracy choć w praktyce (z różnych powodów) bardzo często jedynie podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z treścią tego dokumentu (co oczywiście nie powinno mieć miejsca).
Jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, ma obowiązek poinformować pracownika o sposobie przybycia i obecności w pracy w dokumencie, który potocznie nazywany jest „informacją o warunkach zatrudnienia”. Pracodawca ma obowiązek wręczenia pracownikowi tego dokumentu w terminie 7 dni od zawarcia z pracownikiem umowy o pracę.
Sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy jest dowolny. Pracodawca podejmuje decyzję w zakresie potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy.
Popularne niegdyś papierowe listy obecności powoli przechodzą do lamusa. Konieczność comiesięcznego drukowania list obecności, łatwy dostęp osób trzecich do tego dokumentu oraz gromadzenie nadmiernej ilości papieru powoduje, że pracodawcy coraz częściej decydują się na inne rozwiązania w zakresie kontroli czasu pracy, np. tablety pełniące w firmie rolę elektronicznej listy obecności lub aplikacje instalowane w telefonie pracownika służące do rejestracji czasy pracy wraz z geolokalizacją.
