Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy oraz przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku.
Przestrzeganie czasu pracy przez pracownika polega na punktualnym rozpoczynaniu i kończeniu pracy, jak również przebywaniu i wykonywaniu pracy w miejscu pracy w ustalonych godzinach pod nadzorem pracodawcy lub osoby przez niego wyznaczonej oraz usprawiedliwianie nieobecności w pracy w sposób przewidziany w danym zakładzie pracy.
Obowiązkiem pracodawcy jest zaznajamianie pracownika z rozkładem jego czasu pracy, co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Rozkład czasu pracy, który ma najczęściej postać grafiku, z którego wynikają dni i godziny pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc.
Nie zawsze jednak pracodawca ma obowiązek sporządzania rozkładu czasu pracy.
Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku w następujących przypadkach, gdy:
- rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę;
- pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w przepisach Kodeksu pracy, w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
- pracodawca na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy czas pracy;
- pracodawca na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.
W wielu zakładach pracy, zwłaszcza przy pracach administracyjno-biurowych, pracownicy wykonują pracę w tym samych dniach tygodnia, w stałych godzinach. W takim przypadku rozkład czasu pracy pracowników wynika z przepisów wewnątrzzakładowych. Kontrola czasu pracy zatrudnionych w tym przypadku nie przysparza zbyt wielu trudności. Nie mniej jednak ogólna liczba pracowników nie pozostaje bez wpływu na jakość i szybkość kontroli ich czasu pracy.
W związku z tym, że pracownicy mogą pracować w różnych systemach czasu pracy, przy pracy zmianowej, a także w ramach indywidualnego rozkładu czasu pracy – rejestrowanie faktycznych godzin pracy pracowników w zakładzie pracy może być bardzo utrudnione. Tradycyjna forma odnotowywania godzin przyjścia i wyjścia z pracy w postaci papierowej listy obecności nie sprawdza się w tych zakładach pracy.
Ponadto przepisy Kodeksu pracy przewidują system, którego zastosowanie wobec pracownika pozwala mu na rozpoczynanie pracy codziennie w różnych godzinach. Jest to ruchomy rozkład czasu pracy. Pracownik rozpoczyna pracę w różnych godzinach lub w przedziale czasowym, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniach, które zgodnie z rozkładem czasu pracy są dla pracowników dniami pracy. We wspomnianym rozkładzie czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Co ciekawe, na mocy przepisów Kodeksu pracy na indywidualny wniosek pracownika pracodawca może zastosować wobec niego indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.
Jak widać, czas pracy pracowników, a w zasadzie ich dni i godziny pracy mogą znacznie różnić się od siebie. Kontrolowanie czasu pracy pracowników wymaga sporo wysiłku ze strony pracodawcy lub działów kadrowych, na których często ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy.
W związku z ciążącym na pracodawcy obowiązku chociażby rejestrowania godzin przyjścia i wyjścia z pracy w ewidencji czasu pracy, elektroniczne rejestratory czasu pracy stają się wybawieniem dla przedsiębiorców.
Elektroniczne rejestratory czasu pracy pozwalają na stałą kontrolę czasu pracy pracowników, a także w znacznym stopniu ułatwiają pracownikom odnotowywanie ich godzin pracy. Elektroniczne rejestratory czasu pracy oferują dostęp do raportów w każdym miejscu z dostępem do Internetu, a dane można śledzić w czasie rzeczywistym w dowolnym urządzeniu. Tak naprawdę Internet jest potrzebny tylko do przesyłki danych, po jej dokonaniu równie dobrze można pracować offline. Jest to nowoczesne rozwiązanie, które w niedalekiej przyszłości będzie standardem stosowanym w każdym zakładzie pracy, zwłaszcza, że zamontowanie i uruchomienie takiego systemu zajmuje maksymalnie 15 minut, a najszybsi robią to w 3 minuty.
