Jakie zmiany przyniosło Moniti w firmie Freja Team

Właściciel
Magda Wiśnik

Główna aplikacja
Moniti Kiosk i Personal

Liczba pracowników
200

Branża
Agencja pracy/Podnajem pracowników

Jak rejestrowała Pani czas pracy swoich pracowników przed wprowadzeniem Moniti?

Większość naszych działalności wymaga rejestrowania obecności np. na placach zabaw, czy też monitorowania hostess w galeriach handlowych. Wcześniej miałyśmy papierowe listy obecności, a dodatkowo powiadomienia sms, plus grafik internetowy, według którego wszyscy wiedzieli, jak przychodzić do pracy. Dodatkowo potrzebny był koordynator, który sprawdzał osoby na ich stanowiskach, co generowało bardzo duże koszty i czasowe i finansowe. Koordynator musiał być obecny na miejscu, a jego czas pracy nie był tak długi, jak godziny otwarcia galerii np. 12 godzin. Był więc problem, żeby był on na miejscu rano lub wieczorem. W tych godzinach wyznaczał zastępcę. Nie stosowaliśmy robienia zdjęć w miejscu pracy. Osoby meldowały się i była to kwestia zaufania do danego pracownika, że faktycznie jest on na miejscu.

Czy zdarzało się, że ktoś nie przychodził na godzinę, na którą powinien lub też opuszczał pracę wcześniej?

Tak. Kiedyś mieliśmy dostęp do tak zwanych systemów zegarowych z odbijaniem kart, podobnym do amerykańskich systemów instalowanych w fabrykach. To umożliwiało mi weryfikację pracowników, ale nie było dostępne we wszystkich lokalizacjach. Współpracuję głównie ze sklepami IKEA, nie wszędzie była opcja na wygospodarowanie miejsca na kolejny zegar. Natomiast otrzymałam zgodę na zainstalowanie systemu Moniti, dlatego, że jest nowoczesny i wygląda zupełnie inaczej niż jakieś stare rozwiązania. Duży plus dla Was za to!

Jak wyglądał proces tworzenia raportów przed wprowadzeniem systemu do rejestracji czasu pracy?

Korzystamy z platformy o nazwie „Planuj Pracę”, gdzie online można sprawdzać grafiki. Grafiki miesięczne były zrobione, ponieważ nasi pracownicy mają w miarę stałe godziny pracy, np. 9-15, 15-21. Czyli praca na zmiany. Jednak papierową listę obecności trzeba było weryfikować z listą grafikową, bo nie we wszystkich miastach one były. Pojawiały się trywialne problemy. Na przykład skończyła się kartka i nikt nie wpadł na pomysł, aby ją dodrukować. Pisali gdzieś z tyłu. Ktoś z kolei twierdził, że jak nie ma tabelki, to się nie wpisze, więc nie był to wiarygodny system.

Jak dużo czasu spędzała Pani na porównywanie list obecności z grafikami?

To znaczy, ja mam koordynatorów, ale muszę im płacić za dodatkowe godziny, jeśli mają takie obowiązki. Teraz kontrolują tylko pracę personelu. Jedna z koordynatorek zapytana o opinię napisała, że jej zdaniem fajne jest to, że może z każdego miejsca na świecie sprawdzić, czy wszyscy są w pracy. A to ogromne ułatwienie - sama Pani przyzna.
Z kolei pracownik może odbić się na urządzeniu prywatnym z każdego miejsca, w którym mu wyznaczymy, czyli na przykład z galerii handlowej. W galeriach mamy zawieszone tablety, do których logują się pracownicy z różnych sklepów. Dzięki temu dostęp do systemu mają pracownicy też z innych budynków, w odległości do 500 metrów.

Czy miała Pani poczucie braku kontroli nad zespołem?

Nie. Mam dobrze dobrany personel, ale bardziej bym zrzucała winę braku kontroli na złego koordynatora. Natomiast wie pani…każdy chce się rozwijać i robić jakieś fajne rzeczy np. tworzyć nowe prezentacje szkoleniowe dla pracowników czy podnosić swój i ich poziom pracy. A jest to utrudnione, jeśli zamiast tego musi poświęcać czas na sprawdzanie tabletów. Uważam, że takie rozwiązanie, jak Moniti oszczędza czas i pieniądze, a pracownik i koordynator mogą poświęcić czas na wydajniejszą pracę. Jest też ona dla nich przyjemniejsza. Natomiast dla mnie jako przedsiębiorcy efektywność to podstawa.

Czy testowała Pani inny system do rejestracji czasu pracy?

Nie, ale nie ukrywam, że o moim wyborze zadecydowała Wasza obsługa Klienta. To nie było takie nachalne „Niech Pani weźmie”. Zadzwoniłam zapytać o konkretne rzeczy i przemiły Pan wszystko po kolei mi wytłumaczył. Tak więc zdecydowałam się przetestować wersję DEMO i konto testowe przez trzy dni. No i testowałyśmy Wasz system. Osoba, która nam pokazywała aplikację, wszystko wyjaśniła i wytłumaczyła dość fajnie. Co więcej, Pan podpowiedział nam, jak dbać o tablety, aby nie musieć często ich wymieniać na nowe. To naprawdę jest wsparcie - na Was można liczyć!

Co przekonało Panią do systemu Moniti?

Możliwość monitorowania faktycznego stanu, jaki jest w miejscu pracy. Czyli to, że mam dowód, że ktoś był w pracy lub nie. Bo wie pani, to dotyczy też spraw takich, jak ubezpieczenie w pracy lub spraw związanych z inspekcją pracy. Zatrudniam głównie studentów na umowę zlecenie, jest ich bardzo wielu i jeśli ktoś nie może się odbić, to zgłasza to koordynatorowi. Natomiast jeśli ten jest, na przykład, trzy dni na zwolnieniu to inny zdalny koordynuje. Zawsze jesteśmy w stanie sprawdzić faktyczny stan, jeśli chodzi o rejestrację godzin pracy. W niektórych miastach jesteśmy podpięci do sieci WiFi IKEA więc na zewnętrznym serwerze, w innych mamy system odbijania się za pomocą kart. Bardzo ciężko jest nas oszukać. Jesteśmy w stanie monitorować wiele rzeczy. W Moniti nie ma też opcji odbicia się wstecz, czy też do przodu, więc albo się jest w czasie rzeczywistym w sklepie, albo nie. Nie ma szans na jakiekolwiek nadużycia.

Czy udało się zaoszczędzić na spóźnieniach pracowników?

Tak, na pewno. Sama świadomość, że pracownicy muszą być w danym miejscu i nie trzeba tego sprawdzać, jest już ulgą. W innym przypadku mogli oni zameldować się (np. przez sms) w momencie wchodzenia do galerii, twierdząc, że są na stanowisku, a tak naprawdę jeszcze szli do szatni, na jakiś obiadek itp. A tutaj muszą być po prostu już fizycznie obecni, podać specjalny pin.

Czy poleciłaby Pani innym przedsiębiorcą Moniti?

Tak, jeśli komuś zależy na spokoju, to zdecydowanie tak!