Jakie zmiany przyniosło Moniti w firmie transportu publicznego Kaliskie Linie Autobusowe

Zastępca kierownika
Jerzy Kozłowski

Użytkownik Moniti od
Luty 2022

Liczba pracowników
20 – 30

Branża
Transport publiczny

Główna aplikacja
Moniti Personal

Jaka funkcja w Moniti przynosi dla was największe korzyści?

Korzystamy przede wszystkim z monitoringu GPS. Ja w danym momencie wiem, gdzie konkretna grupa kontrolerska się znajduje. Jest rejestrowany ich czas pracy i trasa. Za pośrednictwem aplikacji wysyłają nam oni elektroniczne zgłoszenia, w których opisać mogą zdarzenia, które przytrafiają się podczas służbowych obowiązków – niedziałające urządzenia, i sytuacje niebezpieczne. Tak właśnie wykorzystujemy zgłoszenia. Jest to dla nas najważniejsza funkcja, bo zgłoszenia są rejestrowane i poprzez odnalezienie konkretnego przypadku w historii, możemy do nich wracać. Zostało to już zresztą nie raz wykorzystane. Na bieżąco korzystamy z tej funkcjonalności, traktując ją jako formę takich trochę raportów o rzeczach niewłaściwych.

Czy przed wdrożeniem Moniti korzystaliście z innego systemu?

Nie, to jest akurat mój wymysł, bo chciałem wiedzieć, gdzie dana grupa kontrolerska się znajduje i co robi, abym miał nad nimi zdalną kontrolę. I aby byli oni rejestrowani przez system, który pozwala wrócić do: spraw wynikających z ich obowiązków, do zgłoszeń nieprawidłowości oraz do zgłoszeń zagrożeń.

Jak było to kontrolowane przed wdrożeniem naszego systemu?

No właśnie forma tej kontroli była dla mnie nieakceptowalna. Przyjście do pracy w terenie i rozpoczęcie pracy komunikowane było poprzez wysłanie smsa. Zamknięcie dnia pracy też kończyło się wysłaniem smsa. Taka forma kontroli wymagała wiary, a ja jestem zwolennikiem „ufaj, ale kontroluj”. Także poprosiłem zarząd o podjęcie decyzji w sprawie zakupu Waszej aplikacji i według naszej oceny jest ona bezdyskusyjnie dobra. Od tego momentu (to może być zbieg okoliczności, chociaż nie wierzę w takie zbiegi okoliczności) praca kontrolerów jest o wiele skuteczniejsza i efektywniejsza.

Miałeś obawy przed wdrożeniem systemu?

Na początku spotkaliśmy się z oporem zwłaszcza u starszych kontrolerów z dłuższym stażem. Uważali oni, że taka aplikacja to jak Pegasus – śledzi wszystkie akcje użytkownika, ale to jest absolutnie niezrozumienie tematu. W końcu oni są rejestrowani tylko w czasie wykonywania czynności służbowych, czyli podczas pracy, a to jest absolutnie rzecz normalna. A powiedziałbym nawet, że w obecnych czasach, jest to rzecz nieodzowna. Oczywiście to jest też kwestia ich bezpieczeństwa, ale wykorzystujemy Moniti także do rozliczania. Aplikacja pozwala na rozliczanie pracowników dwóch spółek. Musimy też kontrolować osoby pracujące w autobusach innego przewoźnika, który też rozlicza się po części z wykorzystaniem Moniti. Możemy też określić czas pracy poświęcony dla jednej i drugiej spółki.

Czy przed wdrożeniem Moniti miał pan poczucie braku kontroli nad zespołem?

Oczywiście, że miałem poczucie braku kontroli nad pracownikami. Poprosiłem o coś takiego, bo bez narzędzi ciężko kontrolować pracowników. I według zasady, którą kieruję się od wielu lat, czyli „ufaj, ale kontroluj”, takie narzędzie jest jak najbardziej konieczne, bo przykładowo SMS-a wysłać można z dowolnego miejsca czy z np. domu. W przypadku Moniti to jest nie możliwe, bo ja wiem, gdzie dokładnie są pracownicy i czy już w autobusie. Nie ma zatem już możliwości łatwego oszustwa.

Czy zdarzało się, że pracownicy oszukiwali?

Nikt nikogo za rękę nie złapał, ale liczby nie kłamią. Od momentu wprowadzenia systemu kontroli miejsca pobytu i czasu pracy kontrolerów, nastąpił kilkukrotny zwrot efektywności ich pracy (mam tutaj na myśli ilość wystawianych wezwań do zapłaty, czyli złapanych gapowiczów). To się przekłada na wzrost naszych wpływów finansowych. To nie jest przypadek. Skądś się to musiało wziąć. Mogę domniemywać, że przed wdrożeniem Moniti, kontrolujący nie zawsze wykonywali swoje zadania, nie zawsze wywiązywali się z obowiązków.

A co Pana przekonało do naszej aplikacji? Czy testował Pan inne?

Jeśli chodzi o wybór, to był on trochę przypadkowy. Ale nie było to na chybił trafił. Rozmawiałem z informatykami w zakładzie, którzy posługiwali się innymi, darmowymi aplikacjami. Ale coś, co jest darmowe, budzi już moją nieufność, bo niekoniecznie jest dobre.

Najpierw chciano wprowadzić aplikacje do kontroli rodzicielskiej, ale uważałem, że to jest trochę niepoważne. Przez Google znaleźliśmy Moniti i skorzystaliśmy z wersji testowej. Testowaliśmy 14 dni i po tym teście moja opinia była pozytywna. Decyzją zarządu bez problemu zakup został zatwierdzony. Wasza aplikacja nie kosztuje gigantycznych pieniędzy. Spółkę stać, żeby taki abonament raz w roku opłacać i mieć coś profesjonalnego. I to też się sprawdziło.

Czy aplikacja spełniła wszystkie oczekiwania?

Mnie zależało głównie na tym, aby wiedzieć kiedy pracownik rozpoczyna dzień pracy. Czyli aby poprzez aplikację podpisywał taką jakby listę obecności. I to uzyskałem, bo z chwilą rozpoczęcia pracy w aplikacji, pracownik melduje się na swoim stanowisku. Wiem, w którym miejscu się wtedy znajduje, czy jest jeszcze w domu, czy jest już w autobusie, a to dla mnie też jest bardzo istotne. Mogę w ten sposób dyscyplinować kadrę, co nie było wcześniej takie łatwe. Moniti dało mi takie możliwości. Pracownicy, którzy mają 8 godzin pracy, uważali, że jak wychodzą z domu, to już zaczynają pracę. I dojście do pracy według nich wliczało się już w godziny pracy, a tak nie powinno być. Dzięki Moniti widziałem takie rzeczy, miałem możliwość obserwacji, możliwość sprawdzenia, czy wykonują swoje obowiązki w zespole. Bo niestety przed wejściem systemu Moniti mieliśmy podejrzenia, że te zespoły się rozdzielały, a to jest naruszenie regulaminu. Gdyż zgodnie z regulaminem kontroli muszą tworzyć minimum dwuosobowy zespół kontrolerski. Nie dopuszczamy, aby kontrole były robione pojedynczo. System Moniti pozwala mi to zweryfikować, bo wiedzę czy jadą we dwoje, czy się rozdzielają. Dla mnie to jest też informacja, czy ktoś nie narusza tych zasad, a takie sytuacje miały miejsce wcześniej. My o tym wiedzieliśmy dzięki zdarzeniom powiązanym z ostrym naruszeniem regulaminu. A podczas korzystania z aplikacji widziałem, że zespół dwuosobowy mi się rozjechał i dzięki Moniti nie ma możliwości, aby tego nie wychwycić. System Moniti pozwolił mi na zdyscyplinowanie załogi. To taki konkretny argument. Niestety zdarzają się też sytuacje, że mamy do czynienia z przemocą, z agresywnym pasażerem, który stanowi zagrożenie dla innych pasażerów lub dla kontrolujących i takie zgłoszenie wysłane przez Moniti trafia do nas. Dzięki temu można sprawdzić dokładnie, gdzie to było, w którym miejscu. Nie musimy już używać żadnych pseudo karteczek czy też innych mało sprawdzonych sposobów przekazywania informacji. Wszystko jest zapisane, zarejestrowane i zostaje w pamięci.

Czy pojawiły się trudności ze wdrożeniem systemu?

Nie, żadnych. To jest prosty system. Oczywiście cały czas coś się zmienia, ale to kwestia przyzwyczajenia się. Dla mnie to nie jest żaden problem. Jest jakaś dynamika zmian. Wcześniej zgłoszenia były oddzielną zakładką, teraz zgłoszenia są w projektach i zadaniach, ale to też dla mnie nie jest jakaś sprawa problemowa, no bo zawsze mogę sobie wejść i odczytać. Łatwo dostosować Moniti do swoich potrzeb, ale wiadomo też, że to jest dosyć uniwersalna aplikacja, więc nie będziemy wymagać, aby była skonfigurowana tylko dla takiego przedsiębiorstwa, jak nasze.

Ile czasu udało się Wam zaoszczędzić dzięki Moniti?

Bardziej powiedziałbym, że nie czasu, ale Moniti pozwoliło mi raportować pewne rzeczy. Wcześniej to było trochę na zasadzie z danych z sufitu, jeśli chodzi, chociażby o ten przykładowy podział czasu pracy. Na przykład oni mieli swoje grafiki i harmonogramy zakładające, że w tym dniu jeżdżą. Ale pojawiało się pytanie, ile godzin jeżdżą! A to już nie było sprawdzalne. Dzięki Moniti mogę sobie to wszystko zweryfikować. Ja dzięki Moniti mogę wszystko sprawdzić, bo widzę kiedy, o której godzinie i gdzie kontroler skończył pracę, a kiedy ją rozpoczął.

Jak ocenia Pan interfejs i poruszanie się po panelu oraz stopień trudności obsługi aplikacji?

System Moniti jest prosty, intuicyjny. Naprawdę. Nie mogę go ocenić negatywnie. Dla mnie jest to naprawdę prosta sprawa. Nie było problemu z wdrożeniem. Tutaj sobie poradziliśmy i temat rozwiązaliśmy bardzo szybko. System jest prosty i nie wymaga dużej wiedzy programistycznej ani wielkiego wczytywania się w instrukcję obsługi. Jest prosty i intuicyjny. Wszystko jest w nim łatwe do zrobienia. Bo jeśli jakiś system ma za dużo funkcji, to przyćmiewają one całość, a siłą Moniti jest to, że nie ma ich za dużo. Ma te niezbędne, które wykorzystujemy. Największy opór, tak jak wspomniałem, stawiali starsi pracownicy, którzy mając smartfony z taką aplikacją rejestrującą ich czas pracy, czuli się kontrolowani. Ale to akurat jest na plus, a nie na minus, bo no muszą być kontrolowani.

Czy poleciłbyś nasz system innym przedsiębiorcom?

Jak najbardziej polecam. Oczywiście wszystko zależy od tego, kto i jakie informacje chce z takiego systemu uzyskać. My uzyskujemy informacje, które potrzebujemy.