Kontrola pracownika w miejscu pracy — jak dużo może pracodawca?

Kontrola pracownika w miejscu pracy to temat, który budzi wiele kontrowersji i pytań zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. Z jednej strony, pracodawca ma prawo do monitorowania działań swoich pracowników w celu zapewnienia efektywności pracy i bezpieczeństwa. Z drugiej strony, kontrola ta musi być przeprowadzana zgodnie z prawem i z poszanowaniem dóbr osobistych pracowników. W tym artykule omówimy, jakie są legalne i nielegalne metody kontroli pracowników.

Funkcje kontroli

Kontrola pracownika w miejscu pracy może pełnić funkcję:

Informacyjną: Monitorowanie działań pracowników pozwala na dostarczenie informacji do oceny efektywności pracowników i wiedzy na temat prawidłowego zarządzania procesem pracy.
Ochronną: Kontrola pomaga w zapobieganiu kradzieżom, aktom wandalizmu oraz innym niepożądanym zdarzeniom w miejscu pracy. Ma na celu wczesne wykrycie wszelkich nieprawidłowości.

Ochrona dóbr osobistych pracownika w czasie kontroli

Chcąc przeprowadzić kontrolę pracownika, pracodawca musi pamiętać o ochronie dóbr osobistych pracownika. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika, jego godności, dobrego imienia ani innych dóbr osobistych. Każda forma kontroli musi być zgodna z przepisami prawa pracy i przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Przepisy prawne dotyczące kontroli pracowników

Kodeks pracy oraz przepisy dotyczące ochrony danych osobowych regulują zasady, na jakich pracodawca może przeprowadzać kontrolę pracowników. Pracodawca ma obowiązek zapewnić, że wszelkie działania kontrolne są zgodne z prawem i nie naruszają dóbr osobistych pracowników.

Przepisy z Kodeksu pracy:

Art. 11(1) Kodeksu pracy: Pracodawca jest zobowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.
Art. 22(1) Kodeksu pracy: Pracodawca może żądać od pracownika tylko takich danych osobowych, które są niezbędne do wykonania obowiązków wynikających ze stosunku pracy.
Przepisy Kodeksu pracy, nie odnoszą się zazwyczaj do samej możliwości przeprowadzania kontroli przez pracodawcę, dlatego pomiędzy kontrolą, a naruszeniem dóbr osobistych pracownika jest cienka granica. Przepisy precyzyjnie opisują jedynie:
- Przesłanki wprowadzenia i sposób przeprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników (art. 22(1c) Kodeksu pracy),
- Monitoring w zakładzie pracy (art. 22(2) Kodeksu pracy),
- Monitoring poczty elektronicznej pracownika (art. 22(3) Kodeksu pracy),
- Kontrolę świadczenia pracy zdalnej (art. 67(28) Kodeksu pracy).

Legalne metody kontroli pracowników

Pracodawca ma prawo stosować różne formy monitorowania pracowników w zakładzie pracy, pod warunkiem, że są one zgodne z prawem i pracownicy zostali o nich poinformowani. Informacje powinny być zawarte w umowie o pracę, regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniach. Dodatkowo, przy niektórych formach kontroli, jak kontrola osobista, powinna za każdym razem zostać sporządzona pisamena notatka, o konieczności jej przeprowadzenia i przebiegu.

Monitoring wizyjny

Monitoring wizyjny jest legalny, pod warunkiem że pracodawca poinformuje pracowników o jego istnieniu oraz umieści odpowiednie oznakowanie w monitorowanych miejscach. Monitoring wizyjny nie może naruszać godności i prywatności pracowników, więc nie powinien obejmować miejsc, takich jak toalety czy szatnie. Dodatkowo należy spełnić szereg wymagań związanych z przechowywaniem i dostępem do zapisów nagrań.

Monitoring poczty elektronicznej

Monitoring poczty elektronicznej jest dopuszczalny, ale pracodawca musi wyraźnie poinformować pracowników o monitorowaniu służbowych kont e-mailowych. Pracodawca nie ma prawa do przeglądania prywatnej korespondencji pracowników, chyba że istnieje podejrzenie popełnienia przestępstwa.

Kontrola czasu pracy

Kontrola czasu pracy może być przeprowadzana za pomocą systemów rejestracji wejść i wyjść, kart zbliżeniowych lub innych narzędzi do śledzenia obecności pracowników. Informacja o stosowaniu takich systemów powinna być zawarta w regulaminie pracy.

Dzięki zastosowaniu Moniti, możesz w zgodzie z prawem kontrolować czas pracy pracowników, którzy pracują stacjonarnie, zdalnie, hybrydowo lub w terenie. Dowiedz się więcej o możliwościach kontroli obecności i rejestracji czasu pracy.

Kontrola pracy zdalnej

Kontrola pracy zdalnej jest się coraz powszechniejsza w związku z pracami hybrydowymi i w pełni zdalnymi. Pracodawca ma prawo kontrolować, czy pracownik wykonuje swoje obowiązki w ustalonych godzinach pracy, jednakże musi to robić w sposób, który nie narusza prywatności pracownika. Przykłady legalnych metod to regularne raporty postępu pracy, spotkania online oraz systemy do monitorowania aktywności na komputerze.

Monitoring GPS

Monitoring GPS jest stosowany przede wszystkim w przypadku pracowników mobilnych, takich jak kierowcy czy technicy serwisowi. Pracodawca musi poinformować pracowników o stosowaniu takiego monitoringu i może go używać jedynie w czasie wykonywania obowiązków służbowych. Monitoring GPS nie powinien naruszać prywatności pracowników poza godzinami pracy.

Popraw efektywność i bezpieczeństwo pracowników terenowych, dzięki lokalizacji GPS telefonów. Dowiedz się więcej o korzystaniu z legalnej kontroli GPS, którą umożliwiliśmy w Moniti.

Kontrola komputera i sprzętu służbowego

Kontrola komputera i sprzętu służbowego jest dopuszczalna, ale pracodawca musi poinformować pracowników o możliwości monitorowania sposobów korzystania ze sprzętu służbowego. Kontrola ta obejmuje sprawdzanie historii przeglądania internetu, korzystania z oprogramowania i przeglądania plików zapisanych na komputerze. Dodatkowo pracodawca może analizować logi systemowe, aby monitorować aktywność użytkowników na firmowych systemach informatycznych, jak serwery czy bazy danych.

Kontrola rozmów telefonicznych

Kontrola rozmów telefonicznych może być prowadzona w ramach monitorowania połączeń przychodzących i wychodzących w celach biznesowych, jednak nie może obejmować podsłuchiwania treści rozmów bez zgody pracownika, chyba że są one bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Testy i kontrole trzeźwości

Testy i kontrole trzeźwości są dopuszczalne w sytuacjach, gdy pracodawca podejrzewa, że pracownik jest pod wpływem alkoholu lub narkotyków. Przeprowadzenie takiej kontroli musi być zgodne z przepisami prawa pracy i odbywać się z poszanowaniem godności pracownika.

Badania poligraficzne i psychologiczne

Badania poligraficzne (wykrywacz kłamstw) oraz testy psychologiczne mogą być stosowane w wyjątkowych przypadkach, ale ich przeprowadzenie wiąże się z pewnymi restrykcjami i wymogami prawnymi.

Badania poligraficzne, popularnie znane jako wykrywacz kłamstw lub wariograf, mogą być wykorzystywane w procesie kontroli pracownika, jednak ich stosowanie jest ograniczone kilkoma zasadami. Po pierwsze, pracownik musi wyrazić zgodę na przeprowadzenie badania poligraficznego. Nie można zmusić pracownika do poddania się takiemu badaniu, a zgoda powinna być wyrażona pisemnie, aby uniknąć przyszłych nieporozumień. Po drugie, wyniki badania poligraficznego nie mogą być użyte jako jedyny dowód na popełnienie wykroczenia lub przestępstwa przez pracownika. Służą one raczej jako pomocnicze narzędzie w procesie oceny wiarygodności, a nie jako bezpośredni dowód winy. Stosowanie badań poligraficznych musi być również uzasadnione charakterem pracy. Badania te są standardem w zawodach wymagających wysokiego poziomu zaufania i odpowiedzialności, takich jak służby mundurowe, gdzie bezpieczeństwo jest priorytetem.

Testy psychologiczne mogą być przeprowadzane jedynie przez wykwalifikowanego psychologa, ponieważ tylko specjalista może dokonać właściwej interpretacji wyników testów psychologicznych. Podobnie jak w przypadku badań poligraficznych, testy psychologiczne wymagają zgody pracownika. Pracodawca nie może zmusić pracownika do poddania się takim testom. Przeprowadzenie testów psychologicznych musi być uzasadnione specyfiką pracy. Na przykład, testy te mogą być stosowane w rekrutacji na stanowiska wymagające szczególnych predyspozycji psychologicznych lub w przypadkach, gdy istnieje podejrzenie, że stan psychiczny pracownika może wpływać na bezpieczeństwo pracy.

Kontrola osobista pracowników

Kontrola osobista pracowników jest bardzo delikatnym zagadnieniem i może być przeprowadzana jedynie w wyjątkowych sytuacjach, takich jak podejrzenie popełnienia przestępstwa lub naruszenia zasad bezpieczeństwa. Kontrola ta musi być przeprowadzona z poszanowaniem godności pracownika i w obecności świadków.

Przeszukiwanie szafek pracowniczych

Przeszukiwanie szafek pracowniczych jest dozwolone tylko wtedy, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że pracownik przechowuje w nich przedmioty należące do pracodawcy lub przedmioty niebezpieczne. Pracodawca musi poinformować pracownika o zamiarze przeszukania i przeprowadzić je w jego obecności.

Co nie jest legalne?

Pomimo szerokiego zakresu uprawnień, jakie posiada pracodawca, istnieją pewne granice, których nie wolno mu przekraczać. Oto kilka przykładów działań, które są nielegalne:

Monitoring miejsc prywatnych: Pracodawca nie może instalować kamer w toaletach, szatniach czy innych miejscach, gdzie pracownicy oczekują prywatności.
Podsłuchiwanie rozmów telefonicznych: Chyba że rozmowa dotyczy wyłącznie spraw służbowych i pracownik został o tym poinformowany.
Przeglądanie prywatnej korespondencji: Pracodawca nie ma prawa przeglądać prywatnych e-maili czy wiadomości na prywatnych kontach pracowników.
Inwigilacja bez zgody: Każda forma inwigilacji, która nie została uprzednio zgłoszona pracownikom, jest niezgodna z prawem.
Użycie keyloggerów: Instalacja oprogramowania rejestrującego każde naciśnięcie klawisza na urządzeniu pracownika bez jego wiedzy i zgody jest nielegalna, gdyż narusza prawo do prywatności.
Bezpośredni nadzór fizyczny: Takie jak śledzenie pracownika bez jego wiedzy podczas przerw lub po godzinach pracy, co może naruszać jego prawa do prywatności i godności.

Przykłady z orzecznictwa sądowego

Orzecznictwo sądowe również daje nam wgląd w to, jakie działania pracodawców były uznawane za naruszenie prawa. Na przykład, w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 3 czerwca 2008 r. (sygn. akt I PK 257/07), sąd uznał, że kontrola poczty elektronicznej pracownika bez jego wiedzy jest naruszeniem prawa do prywatności. Innym przykładem jest wyrok z dnia 24 stycznia 2002 r. (sygn. akt I PKN 728/00), gdzie sąd stwierdził, że monitoring wizyjny obejmujący miejsca prywatne, takie jak toalety, jest nielegalny.

Podsumowanie: Kontrola pracownika w miejscu pracy

Kontrola pracownika w miejscu pracy jest niezbędna do zapewnienia efektywności i bezpieczeństwa pracy, jednakże musi być przeprowadzana w sposób zgodny z prawem i z poszanowaniem prywatności pracowników. Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązku informowania pracowników o stosowanych metodach kontroli oraz unikać działań, które mogłyby naruszać ich prawa osobiste.

Zoptymalizuj zarządzanie czasem pracy i obecnością swoich pracowników z Moniti. Nasze rozwiązania umożliwiają legalną kontrolę GPS, rejestrację czasu pracy oraz monitorowanie obecności zarówno pracowników stacjonarnych, zdalnych, jak i pracujących w terenie. Dowiedz się więcej o możliwościach jakie oferujemy.