Spis Treści
Potwierdzanie obecności za pomocą foto-potwierdzeń i geolokalizacji może dotyczyć danych biometrycznych. Pojęcie danych biometrycznych wynika z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), tzw. RODO.
Czym są dane biometryczne w kontekście potwierdzania obecności?
Zgodnie z przepisami RODO “dane biometryczne” oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne.
Dopuszczalność przetwarzania danych biometrycznych przy potwierdzaniu obecności
Dopuszczalność przetwarzania danych biometrycznych pracownika wynika z przepisów ustawy Kodeks pracy. Ustawodawca wyraźnie wskazuje, w jakich przypadkach dopuszczalne jest przetwarzanie danych biometrycznych pracownika.
Należy pamiętać, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, w tym danych biometrycznych, w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
Kiedy dane używane do potwierdzania obecności nie są biometryczne?
Zatem jeśli pewna dana nie spełnia wszystkich wyżej wymienionych „wymagań”, przetwarzana dana osobowa nie jest daną biometryczną.
Jeśli pracownik wyrazi zgodę na przetwarzanie jego wizerunku poprzez użycie dostarczonego pracodawcy zdjęcia, a pracodawca nie posiada żadnego programu/systemu, który umożliwiałby porównanie tego zdjęcia z cechą biometryczną osoby, której tożsamość miałaby być potwierdzona, to przetwarzanie tego zdjęcia nie jest uznane za przetwarzanie danej biometrycznej.
Przetwarzanie fotografii
W związku z powyższym, przetwarzanie fotografii, zwłaszcza wizerunku twarzy określonej osoby, zazwyczaj nie będzie oznaczało przetwarzania danych biometrycznych.
Rejestratory czasu pracy
Czy elektroniczne rejestratory czasu pracy są programami, które umożliwiają porównanie zdjęcia z cechą biometryczną osoby, której tożsamość ma być potwierdzona?
W większości przypadków elektroniczne rejestratory czasu pracy nie zawierają algorytmów, które byłyby zdolne do analizowania wizerunku osoby poprzez wykonanie zdjęcia pracownika, a następnie ustalenie jej tożsamości.
Foto-rejestracja
Taki rejestrator jedynie wykonujezdjęcie pracownika i nie spełnia przesłanek wskazanych w przepisach RODO, aby uznać taką daną jako daną biometryczną. Dostęp do zdjęć pracowników ma jedynie pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, która może samodzielnie zweryfikować, czy na zdjęciu jest określony pracownik.
Zgodność potwierdzania obecności z RODO
Nie ma zatem przeszkód, aby elektroniczne rejestratory czasu pracy odnotowywały czas pracy pracownika za pomocą foto-rejestracji.
Podsumowanie
Potwierdzanie obecności przy użyciu elektronicznych rejestratorów czasu pracy, które nie wykorzystują zaawansowanych technologii biometrycznych, jest zgodne z przepisami RODO. Przetwarzanie fotografii bez zaawansowanej analizy biometrycznej nie podlega pod definicję danych biometrycznych. Oznacza to, że rejestratory mogą bezpiecznie odnotowywać czas pracy za pomocą zdjęć, co zapewnia zgodność z regulacjami i poszanowanie prywatności pracowników.