Zadaniowy czas pracy staje się coraz popularniejszą formą organizacji pracy, która odpowiada na potrzeby zarówno pracodawców, jak i pracowników, ponieważ może zaoferować unikalne połączenie efektywności i zrównoważonego podejścia do obowiązków zawodowych oraz życia prywatnego. Dowiedz się jak wprowadzić zadaniowy czas pracy oraz jakie są jego najważniejsze założenia, korzyści i ograniczenia.
Systemy zarządzania czasem pracy
W ramach zarządzania czasem pracy różne systemy zostały zaprojektowane, aby zapewnić zarówno maksymalizację produktywności, jak i satysfakcjonującą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników. Wśród tych systemów, zadaniowy czas pracy odznacza się szczególną elastycznością, oferując pracownikom swobodę w organizacji swojego czasu pracy, co przekłada się na wzrost efektywności przez skupienie na wynikach, a nie na ilości przepracowanych godzin.
Podstawowa zasada stosunku pracy
Na mocy art. 128 Kodeksu pracy, czas pracy jest określany jako „czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy”. Podstawą stosunku pracy jest świadczenie pracy przez pracownika na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, co znajduje odzwierciedlenie w wynagrodzeniu określonym w umowie o pracę.
Zgodnie z art. 135–150 Kodeksu Pracy możemy wyróżnić:
- Podstawowy system czasu pracy – charakteryzuje się pracą po 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu.
- Równoważny system czasu pracy – pozwala na przedłużenie pracy do 12 godzin dziennie i zrównoważenie tego krótszym czasem pracy w innym dniu.
- Przerywany system czasu pracy – umożliwia jedną przerwę w ciągu doby, nie dłuższą niż 5 godzin, z połową wynagrodzenia za czas przestoju.
- Skrócony system czasu pracy – przewiduje skrócenie czasu pracy dla osób zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych.
- Weekendowy system czasu pracy – praca świadczona jest tylko w piątki, soboty, niedziele i święta, na wniosek pracownika.
- Zadaniowy system czasu pracy – w tym systemie pracodawca ustala z pracownikiem czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając normy kodeksu pracy (nie podlega więc, pod podstawową zasadę stosunku pracy).
Na czym polega zadaniowy czas pracy?
W głównym założeniu zadaniowy czas pracy polega na tym, że pracodawca rozlicza pracownika z zadań, które wykonał, a nie z liczby godzin, którą poświęcił na ich wypełnianie. Zadaniowy system czasu pracy umożliwia pracownikowi elastyczne dopasowanie godzin pracy do indywidualnych oraz wymagań stanowiska. To podejście promuje zwiększenie wydajności pracy oraz podniesienie atrakcyjności miejsca pracy, gdyż stawia na pierwszym miejscu efektywność i jakość wykonanych zadań. System ten jest szczególnie korzystny w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy oraz miejscem wykonywania pracy, gdzie tradycyjne, sztywne ramy czasowe mogą okazać się nieefektywne lub niemożliwe do zastosowania.
Pomimo rozliczenia za efekt pracy, zadania muszą być możliwe do wykonania w określonym czasie pracy, który wynosi 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo, przy zachowaniu przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym. Pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych obowiązków, a pracownik sam ustala godziny swojej pracy — najważniejsze jest trzymanie się wspólnie wyznaczonego deadline.
Kiedy można wprowadzić zadaniowy czas pracy?
Decyzja o zadaniowym czasie pracy może być stosowana szczególnie w określonych warunkach i sytuacjach:
- Gdy rodzaj pracy uzasadnia elastyczne podejście do zarządzania czasem pracy;
- W sytuacjach, gdzie organizacja pracy wymaga od pracowników samodzielności w decydowaniu o czasie wykonywania zadań;
- W przypadkach, gdy miejsce wykonywania pracy jest zmienne lub niezwiązane z konkretną lokalizacją;
- Gdy czas pracy nie może być efektywnie kontrolowany lub nie ma takiej konieczności;
- W przypadku niektórych rodzajów pracy zdalnej, związanych z wykonaniem danego zadania, a nie dostępnością pracownika w określonych godzinach;
Przejście na zadaniowy system czasu pracy jest możliwe przede wszystkim w sytuacjach, gdzie mierzalność wyników pracy jest wyraźnie określona, a miejscem wykonywania pracy może być zarówno biuro, jak i dom pracownika czy inna dowolna lokalizacja.
System ten sprawdza się szczególnie w:
- Przypadkach pracy koncepcyjnej, projektowej czy kreatywnej, gdzie trudno jest określić stałe godziny pracy, a najważniejsze jest osiągnięcie założonego celu.
- Stanowiskach, na których nie jest konieczna ciągła obecność w biurze lub określonym miejscu, na przykład handlowcy, doradcy, przedstawiciele handlowi.
Dowiedz się, w jaki sposób można wykorzystać Moniti do monitorowania realizacji zadań wykonywanych przez pracowników pracujących w różnych lokalizacjach.
Ograniczenia i wyjątki w zadaniowym systemie czasu pracy
Mimo wielu zalet, system zadaniowego czasu pracy nie jest odpowiedni dla każdego sektora lub stanowiska. Istnieją okoliczności, w których nie może być on stosowany:
- W przypadkach, gdzie wymagana jest stała obecność pracownika w określonym miejscu i czasie, na przykład w recepcji lub na stanowiskach obsługi klienta.
- Na stanowiskach, gdzie praca wymaga ciągłego monitorowania lub jest związana z bezpośrednią obsługą klienta w określonych godzinach.
- W sytuacjach, gdy praca wiąże się z wysokim ryzykiem związanym z bezpieczeństwem i higieną pracy, gdzie przestrzeganie ściśle określonych godzin pracy jest konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa.
Jak wdrożyć zadaniowy czas pracy
Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy wymaga starannego planowania i przygotowania, zarówno ze strony zarządu, jak i działu HR. W pierwszej kolejności zmiana systemu czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe powinny zostać odnotowane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy.
Efektywne wdrożenie tego systemu obejmuje:
- Jasne zdefiniowanie celów: Każdy pracownik powinien mieć wyraźnie określone cele i zadania, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i gwarantuje, że wszyscy wiedzą, co należy zrobić.
- Dokumentacja zadań: Zakres obowiązków, na podstawie których pracodawca rozlicza pracownika, powinien zostać zapisany w umowie o pracę, regulaminie pracy, lub układzie zbiorowym pracy.
- Wyznaczenie priorytetów: Niektóre zadania wymagają szybszego wykonania niż inne. Ustalanie priorytetów i terminów jest kluczowe dla efektywnego zarządzania czasem pracy.
- Monitorowanie postępów i zbieranie feedbacku: W zadaniowym systemie czasu pracy, monitorowanie realizacji zadań oraz zbieranie zwrotnych informacji jest niezbędne do oceny produktywności pracowników, oraz dostosowywania pracy do potrzeb organizacji i indywidualnych preferencji pracowników.
- Adekwatne wynagrodzenie: Ważne jest, aby pracownicy otrzymywali regularnie wynagrodzenie odpowiadające ilości i jakości wykonanych zadań w określonym okresie rozliczeniowym.
- Efektywna komunikacja: Zarówno między pracownikami, jak i między pracownikami a kierownictwem, jest kluczowa dla sprawnego funkcjonowania systemu zadaniowego czasu pracy.
Implementacja zadaniowego czasu pracy może stanowić wyzwanie, jednak jej efekty w postaci większej elastyczności i efektywności pracy są warte podjęcia tego wysiłku.
Rozliczanie czasu pracy w modelu zadaniowym
Rozliczanie zadaniowego czasu pracy wymaga dostosowania narzędzi i metod, które umożliwią dokładne śledzenie postępów oraz ocenę wykonania powierzonych zadań. Zadaniowy system pracy odstępuje od tradycyjnego mierzenia czasu pracy w godzinach, na rzecz oceny efektywności i jakości wykonanych zadań.
Dowiedz się, w jaki sposób Moniti może ułatwić rozliczanie pracowników w zadaniowym czasie pracy.
Czy ewidencja czasu pracy jest konieczna w zadaniowym czasie pracy?
Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia standardowej ewidencji czasu pracy i jest zwolniony z bezpośredniej kontroli pracownika. Obowiązuje jednak uproszczona ewidencja czasu pracy, dzięki której pracodawca może rejestrować fakt świadczenia pracy, monitorować urlopy, zwolnienia lekarskie oraz inne nieobecności.
Zadaniowy czas pracy a wynagrodzenie
W zadaniowym systemie czasu pracy pracownik jest rozliczany na podstawie efektów wykonanej pracy. Ważna jest też jakość wykonania powierzonych zadań, która powinna być jasno określona w umowie o pracę, innym dokumencie lub przynajmniej e-mailu — jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania zadania, aby nie mogło dojść do dowolnej interpretacji. Pracodawca (najlepiej w porozumieniu z pracownikiem) powinien ustalić czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu określony w umowie o pracę, tak aby nie doszło do przekroczenia norm określonych przez Kodeks Pracy.
Nadgodziny w systemie zadaniowym systemie czasu pracy
Kwestia pracy w godzinach nadliczbowych w systemie zadaniowego czasu pracy jest złożona, ponieważ tradycyjna definicja nadgodzin może nie mieścić się w ramach pracy zadaniowej. W tym modelu poświęcenie większej ilości czasu na wykonanie zadań nie zawsze jest traktowane jako nadgodziny. Jednak pracownik może być uprawniony do dodatkowego wynagrodzenia, w sytuacjach gdy realizacja zadań nie jest możliwa do wykonania w czasie przyjętym w umowie (np. zlecenie dodatkowego zadania). Ważne jest, aby zasady dotyczące nadgodzin były jasno określone w regulaminie pracy lub umowie, w tym sposób ich rozliczania i ewentualne dodatkowe wynagrodzenie.
Wady i zalety zadaniowego czasu pracy
Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy oferuje wiele korzyści, ale niesie również pewne wyzwania zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Zalety zadaniowego czasu pracy:
- Większa elastyczność w organizacji pracy: Pracownicy mogą dostosować godziny pracy do swoich potrzeb i stylu życia, co często przekłada się na wyższą efektywność i produktywność.
- Podniesienie motywacji i zaangażowania pracowników: Samodzielne planowanie czasu pracy zwiększa poczucie niezależności i odpowiedzialności za wyniki.
- Lepsze dopasowanie godzin pracy do indywidualnych potrzeb: Elastyczny czas pracy ułatwia pracownikom łączenie obowiązków zawodowych z prywatnymi.
Wady zadaniowego czasu pracy:
- Trudności z oceną efektywności pracy: Ocena pracy pracownika jest możliwa dopiero po zakończeniu zadania, co może utrudniać bieżące monitorowanie postępów.
- Ryzyko przeciążenia pracowników: Bez wyraźnie określonych ram czasowych pracownicy mogą pracować dłużej niż w standardowym systemie czasu pracy, ryzykując wypalenie zawodowe.
- Możliwe problemy komunikacyjne między zespołami: Brak stałej obecności w miejscu pracy może utrudniać współpracę i komunikację w zespole.
Korzyści dla pracodawcy:
- Uproszczona ewidencja czasu pracy: Zadaniowy system czasu pracy eliminuje konieczność szczegółowego monitorowania godzin pracy.
- Ograniczenie wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny: Model ten pozwala na większą kontrolę nad kosztami pracy.
- Zwiększenie wydajności pracy: Pracownicy skupiają się na wynikach, co może przyczynić się do wzrostu produktywności.
Korzyści dla pracownika:
- Większa kontrola nad własnym czasem: Pracownicy mogą samodzielnie planować swoją pracę, co zwiększa ich satysfakcję i efektywność.
- Możliwość pracy w dogodnym miejscu: Elastyczność miejsca pracy, w tym możliwość pracy zdalnej.
- Łatwiejsze pogodzenie życia zawodowego i prywatnego: Zadaniowy czas pracy pozwala na elastyczne zarządzanie czasem pracy i czasem wolnym.
Wdrożenie zadaniowego czasu pracy wymaga zaangażowania i wsparcia ze strony zarządu, działu HR, liderów zespołów, a przede wszystkim samych pracowników, którzy muszą odnaleźć się w nowej rzeczywistości pracy opartej na zadaniach.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zadaniowego czasu pracy
Czy pracownik musi się zgodzić na zadaniowy system czasu pracy?
Zmiana warunków pracy na zadaniowy system czasu pracy wymaga porozumienia z pracownikiem. Oznacza to, że pracownik musi wyrazić zgodę na taką formę rozliczania czasu pracy. W przypadku nowo zatrudnianych pracowników warunki takie mogą być bezpośrednio określone w umowie o pracę. Jeśli jednak pracownik nie będzie chciał przejść na wykonywanie pracy w ramach nowego systemy czasu pracy, pracodawca może zdecydować się na wcześniejsze rozwiązanie umowy (choć nigdy w trybie dyscyplinarnym i zawsze zgodnie z zasadami prawa pracy). Na pracodawcy ciąży obowiązek udowodnienia konieczności przejścia na zadaniowy czas pracy, a umowy nie można wypowiedzieć jedynie z niechęci pracownika do zmiany warunków pracy.
Jeśli w przedsiębiorstwie są obecne związki zawodowe, również one odgrywają ważną rolę w negocjacjach dotyczących warunków pracy, w tym wprowadzenia zadaniowego czasu pracy. Związki zawodowe mogą reprezentować interesy pracowników, negocjując z pracodawcą warunki wprowadzenia nowego systemu, zapewniając, że będzie on korzystny również dla pracowników i nie narusza przepisów prawa pracy.
Jak monitorować postępy pracy?
W zadaniowym czasie pracy monitorowanie postępów jest kluczowe dla oceny efektywności pracy i realizacji powierzonych zadań. Jednym ze sposobów na skuteczne zarządzanie i monitorowanie postępów pracy jest wykorzystanie specjalistycznych aplikacji, takich jak Moniti. Aplikacja ta oferuje funkcjonalności związane z zarządzaniem czasem pracy i obecności oraz zarządzaniem zadaniami i projektami, co umożliwia pracodawcom i liderom zespołów na bieżąco śledzić postępy w realizacji zadań. Takie narzędzia nie tylko usprawniają proces rozliczania pracy, ale także pomagają w planowaniu i alokacji zasobów, co jest szczególnie ważne w elastycznych modelach pracy.
Czy w zadaniowym systemie czasu pracy pracownik może pracować w weekendy?
Zadaniowy czas pracy daje pracownikom większą elastyczność w organizacji swojego czasu pracy, co może obejmować również pracę w weekendy. Decyzja o pracy w weekendy zależy od ustaleń między pracodawcą a pracownikiem oraz od specyfiki wykonywanych zadań. Ważne jest jednak, aby czas pracy oraz dni pracy były zgodne z przepisami prawa pracy, które określają maksymalną liczbę godzin pracy w tygodniu oraz wymogi dotyczące dni wolnych od pracy, w tym wolnego za pracę w weekendy. W każdym przypadku nawet gdy praca w weekendy jest możliwa, muszą być zachowane przepisy dotyczące czasu pracy i odpoczynku, a wszelkie ustalenia powinny być dokonywane z poszanowaniem praw pracownika do odpoczynku i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.