Pracownik jest zobowiązany do wywiązywania się ze swoich obowiązków pracowniczych, zwłaszcza dotyczących przestrzegania czasu pracy. Pracodawca nie powinien nadużywać przysługujących mu uprawnień dających możliwość „ukarania” pracownika za jednorazowe spóźnienia. Należy jednak pamiętać, że pracodawca ma możliwość zareagowania na powtarzające się spóźnienia, a przepisy prawa dają mu taką możliwość.
Zgodnie z art.100 Kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Ustawodawca niejako podkreśla wagę tego obowiązku umieszczając je w pierwszej kolejności wśród wszystkich umieszczonych w tym przepisie.
Przestrzeganie czasu pracy w praktyce oznacza punktualne stawianie się do pracy w dniach wyznaczonych przez pracodawcę lub przez bezpośredniego przełożonego. Przestrzeganie czasu pracy oznacza pozostawanie w miejscu pracy przez oznaczony czas, ale także korzystanie z wyznaczonych przez pracodawcę przerw.
Nie zawsze jednak pracownik będzie miał możliwość stawienia się do pracy, np. wtedy, gdy wystąpią zdarzenia niezależne od pracownika takie jak choroba. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Pracownik jest również zobowiązany do przestrzegania regulaminu pracy i ustalonego porządku w zakładzie pracy. Regulamin pracy, określa prawa i obowiązki nie tylko pracowników, ale i pracodawcy. Wspomniane prawa i obowiązki związane są z zachowaniem porządku w zakładzie pracy. Regulamin pracy powinien wskazywać, w szczególności na to w jaki sposób jest organizowana praca w zakładzie pracy; jakie są warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu. W regulaminie pracy ustala się systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy; godziny pory nocnej; termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, a także przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Pracodawca może w dowolny sposób ustalić w firmie sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Coraz częściej preferowanym przez pracodawców rozwiązaniem jest posługiwanie się elektronicznymi rejestratorami czasu pracy, które są idealnym rozwiązaniem dla tych, którzy w sposób profesjonalny i rzetelny chcą prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników.
Elektroniczne rejestratory czasu pracy pozwalają na rzeczywiste i bardzo dokładne rejestrowanie czasu przybycia i obecności w pracy, dzięki czemu w przejrzysty sposób wykazują jakiekolwiek spóźnienia pracowników.
Aby pracownik mógł wywiązywać się ze swoich podstawowych obowiązków dotyczących czasu pracy, musi zostać skutecznie poinformowany o rozkładzie czasu pracy.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Pracodawca nie ma jednak obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:
- rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę;
- w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając jego wymiar czasu pracy; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
- na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchome rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140(1) Kodeksu pracy;
- na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.
W związku z tym, że punktualne stawienie się pracownika do pracy jest jednym z jego podstawowych obowiązków, nie wywiązanie się z niego może skutkować nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.
W sytuacji, gdy pracownik nie wywiązuje się z obowiązku przestrzegania czasu pracy, pracodawca ma możliwość rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Pracodawca powinien jednak posiadać dowody na to, że pracownik notorycznie spóźniał się do pracy, a nie było to jednorazowe zdarzenie. W praktyce wypowiedzenie takiego pracownikowi umowy o pracę może mieć dopiero miejsce w sytuacji powtarzających się pisemnych upomnień, nagan a w konsekwencji możliwości wykorzystania ich jako podstawy do wypowiedzenia umowy o pracę. Pisemne upomnienia lub nagany przechowywane w aktach osobowych pracownika stają się ważnymi dokumentami w celach dowodowych, w sytuacji, gdy przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest dezorganizacja pracy spowodowana notorycznymi spóźnieniami pracownika.
Zwolnienie dyscyplinarne, czyli rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest rozwiązaniem, którego wykorzystanie powinno być uzasadnione naprawdę ważnymi powodami. Skorzystanie z tej możliwości, wydaje się słuszne w przypadku rażącego zachowania pracownika, np. w przypadku wielokrotnie powtarzających się spóźnień powodujących znaczącą dezorganizację w miejscu pracy. Jeśli notoryczne spóźnienia powodowałyby poważne konsekwencje dla dobra firmy, również stosowane wydaje się rozwiązanie umowy z takim pracownikiem w trybie dyscyplinarnym.