Pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
Natomiast w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale nadal prowadzi ewidencję czasu pracy.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wyraźnie wskazuje jakie dokumenty, wnioski i zgody powinny znajdować się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.
Przepisy rozporządzenia nie wskazują na jeden, obowiązujący wzór „ewidencji czasu pracy”. W praktyce, jest to dokument w postaci sztywnej karty, w której pracodawca lub osoba do tego upoważniona, (zazwyczaj osoba zatrudniona w dziale kadrowym) nanosi wszystkie informacje dotyczące czasu pracy pracownika do ewidencji czasu pracy.
Ważne jest to, aby pracodawca prowadził dla każdego pracownika indywidualnie dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy. Dokumentacja ta wchodzi w skład tzw. „pozostałej dokumentacji” (czyli drugiej teczki pracownika, poza aktami osobowymi), które wg rozporządzenia powinna zawierać również:
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237(6) i art. 237(7) Kodeksu pracy).
Należy pamiętać, że od 1 stycznia 2019 r., ewidencja czasu pracy musi zawierać informację nie tylko o liczbie godzin przepracowanych, ale również godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Świetnym, nowoczesnym rozwiązaniem dla pracodawców jest stosowanie elektronicznych rejestratorów czasu pracy, które w sposób niezwykle dokładny rejestrują godzinę przyjścia i wyjścia z pracy. Elektroniczne rejestratory dają możliwość wygenerowania raportu zawierającego godziny pracy pracownika w każdym, dogodnym momencie. Dzięki tym rejestratorom, pracodawca ma również podgląd czy pracownicy na czas przychodzą do pracy lub czy wykonują pracę w nadgodzinach. Ewidencja czasu pracy musi zawierać informację o liczbie godzin nadliczbowych wypracowanych przez pracownika.
Nowością w stosunku do przepisów obowiązujących do 1 stycznia 2019 r. jest konieczność ewidencjonowania dni wolnych od pracy, z oznaczeniem ich udzielenia.
Od pracodawcy zależy, w jaki sposób oznaczy w ewidencji poszczególne dni wolne od pracy. Dobrą praktyką jest umieszczenie legendy w ewidencji po to, aby nie było wątpliwości co oznacza użyty skrót.
Pracodawca powinien ewidencjonować przepracowane godziny w porze nocnej. Jeśli pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej, warto pozostawić w ewidencji rubrykę wskazującą na liczbę godzin pracy w nocy na wypadek gdyby wystąpiła taka konieczność.
Liczna godzin dyżuru oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, oznacza określenie czy dyżur był pełniony w domu czy też w zakładzie pracy lub innym miejscu wskazanym przez pracodawcę.
Jeżeli pracodawca zobowiązuje pracownika do pozostawania w gotowości do świadczenia pracy pod telefonem służbowym lub nawet prywatnym – to również mamy do czynienia z dyżurem, który należy zewidencjonować. Często takie dyżury nie są rejestrowane, co stanowi naruszenie przepisów. ”Dyżur pod telefonem” należy zewidencjonować jako dyżur domowy.
W ewidencji wykazujemy również rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Rodzaje zwolnień od pracy zostały określone w Rozporządzeniu w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy i zgodnie z przepisami rozporządzenia są nimi mi.in zwolnienie pracownika oddającego krew; zwolnienie od pracy w związku z badaniami lekarskimi oraz szczepieniami ochronnymi. Zwolnienia od pracy przysługują, również na mocy przepisów Kodeksu pracy, np. dni wolne na opiekę nad dzieckiem (art. 188KP).
W ewidencji wykazujemy wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, a także czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, jeśli zatrudniamy pracowników młodocianych przy takich pracach.
Do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy należy dołączyć wnioski pracownika dotyczące:
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140(1) § 1 Kodeksu pracy),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
Do ewidencji czasu pracy dołączamy dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), czyli np. porozumienie między pracodawcą a pracownikiem dotyczące wymiaru powierzonych do wykonania zadań.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentu, z którego wynika uzgodnienie z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151(3) Kodeksu pracy). Pracodawca przechowuje także dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, czyli dyżurowaniem”, np. polecenie odbioru nadgodzin lub ich odbiór (jeśli mają formę pisemną).
W tym miejscu pojawią się zgody pracownika:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.
W praktyce wspomniane dokumenty, wnioski oraz zgody warto dołączyć do miesięcznej „karty” ewidencji czasu dotyczącej konkretnego pracownika.
Należy pamiętać, że ewidencja czasu pracy powinna wykazywać faktyczną pracę w obrębie doby pracowniczej, która nie jest tożsama z dobą kalendarzową.
Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy, art. 128 § 3 do celów rozliczania czasu pracy pracownika:
- przez dobę – należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
- przez tydzień – należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.
Aby rzetelnie prowadzić ewidencję czasu pracy, konieczne jest ciągłe odnotowywanie czasu pracy pracownika, jego nieobecności w pracy, spóźnień, godzin nadliczbowych itd. Najprostszym sposobem na bieżące i dokładne monitorowanie czasu pracy pracownika jest stosowanie elektronicznych rejestratorów czasu pracy.