Harmonogram czasu pracy jest ważnym elementem w każdej firmie. Odpowiednie jego ułożenie zwiększa produktywność i zmniejsza ryzyko nieporozumień między pracownikami oraz pracownikami a pracodawcą.
Czym jest harmonogram pracy?
Harmonogram czasu pracy to zorganizowany plan, określający dni i godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jest narzędziem do zarządzania czasem pracy, które pomaga w rozdysponowaniu zadań pomiędzy pracowników, zapewniając, że wszystkie niezbędne role i funkcje są obsadzone, a praca będzie wykonywana w odpowiednich godzinach.
Harmonogram czasu pracy określa również dni wolne od pracy, urlopy pracowników i ilość godzin w danym okresie rozliczeniowym. Pracodawcy zobowiązani są do ustalania harmonogramów pracy, bazując na przepisach kodeksu pracy. Podstawą prawną dla harmonogramu pracy są artykuły 129 (Wymiar czasu pracy), 130 (Zasady ustalania wymiaru czasu pracy) oraz 150 (Ustalanie systemu i wymiaru czasu pracy). Układając harmonogram czasu pracy, należy pamiętać również o ustawie z dnia 10.01.2018 roku o ograniczeniu handlu w niedzielę i święta oraz niektóre dni.
Co musi uwzględniać harmonogram pracy?
Aby ułożyć harmonogram czasu pracy, należy wziąć pod uwagę między innymi:
- Informacje o dniach roboczych: Rozkład czasu pracy pracownika, przez wskazanie, które dni tygodnia są przeznaczone na pracę, co jest podstawą do planowania obecności pracowników w firmie.
- Wymiar czasu pracy: Określenie łącznej liczby godzin pracy, które pracownik powinien wykonać w danym okresie rozliczeniowym.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy: Informacja, o której godzinie pracownik rozpoczyna i kończy pracę każdego dnia roboczego.
- Dobę pracowniczą: Definiowanie zakresu godzinowego doby pracowniczej, co ma bezpośredni wpływ na planowanie odpoczynków dobowych.
- Odpoczynki dobowe i tygodniowe: Zapewnienie pracownikom prawa do nieprzerwanego odpoczynku dobowego trwającego co najmniej 11 godzin oraz zachowanie odpoczynku tygodniowego trwającego co najmniej 35 godzin.
- 5-dniowy tydzień pracy: Organizacja czasu pracy tak, aby pracownicy pracowali w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
- Zapewnienie wolnej niedzieli minimum raz na 4 tygodnie: Gwarancja, że pracownicy otrzymają wymagany odpoczynek w niedzielę co najmniej raz w miesiącu.
- Dni wolne od pracy: Uwzględnienie świąt państwowych i innych dni ustawowo wolnych od pracy w planowaniu harmonogramu.
Urlopy pracowników: Planowanie pracy z wyprzedzeniem, biorąc pod uwagę wnioski urlopowe pracowników, aby zapewnić ciągłość pracy w firmie.
Krok po kroku: Jak sporządzić harmonogram czasu pracy?
Planowanie harmonogramu czasu pracy można rozłożyć na poszczególne kroki:
Krok 1: Określenie wymagań dotyczących czasu pracy
Pierwszej kolejności należy zadbać o zebranie i analizę wszystkich informacji dotyczących wymagań w najbliższym miesiącu pracy, w tym wymiar czasu pracy przewidzianego w przepisach prawa, specyfikę działalności przedsiębiorstwa, oraz indywidualne potrzeby pracowników. Należy także uwzględnić wszelkie umowy dotyczące elastycznego czasu pracy.
Krok 2: Ustalenie okresu rozliczeniowego
Należy zdefiniować, jaki okres rozliczeniowy będzie stosowany w organizacji — czy będzie to miesiąc, kwartał, czy inny przedział czasu. Powinien on zostać wcześniej określony w regulaminie pracy. Okres rozliczeniowy ma wpływ na planowanie czasu pracy, urlopów oraz ewentualnych nadgodzin.
Krok 3: Analiza potrzeb operacyjnych
Trzeba dokładnie określić, jakie są potrzeby operacyjne firmy w danym okresie. Trzeba wziąć pod uwagę, ile pracy jest do wykonania, jakie projekty są priorytetowe i ile osób będzie potrzebnych do ich realizacji.
Krok 4: Uwzględnienie dni wolnych i urlopów
Należy uwzględnić wszystkie święta państwowe, dni wolne od pracy oraz zaplanowane urlopy pracowników. Ważne jest, aby zapewnić odpowiednią liczbę pracowników w każdym dniu roboczym. Jeśli święto przypada w niedzielę, należy w harmonogramach pracy pracowników uwzględnić dzień wolny w innym dniu niż niedziela.
Krok 5: Rozłożenie godzin pracy
Po uwzględnieniu dni roboczych należy rozplanować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak również zaplanować przerwy, jeśli stosujesz przerywany system czasu pracy. Planując pracę, warto uwzględnić potrzeby i preferencje pracowników zatrudnionych w firmie.
Krok 6: Zapewnienie odpoczynków dobowych i tygodniowych
Każdy harmonogram musi zapewniać pracownikom prawo do nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz odpoczynku tygodniowego.
Krok 7: Weryfikacja zgodności z przepisami prawa pracy
Przed finalnym zatwierdzeniem harmonogramu, konieczna jest jego weryfikacja pod kątem zgodności z przepisami kodeksu pracy. Należy upewnić się, że wszystkie aspekty harmonogramu, takie jak wymiar czasu pracy, dni wolne, urlopy, odpoczynki dobowe i tygodniowe, są zgodne z obowiązującymi regulacjami.
Krok 8: Zatwierdzenie i publikacja harmonogramu
Ostatnim krokiem jest przesłanie ustalonego harmonogramu do wszystkich pracowników. Należy to zrobić w sposób jasny i z odpowiednim wyprzedzeniem, które wynosi minimum 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie, aby każdy pracownik mógł odpowiednio zaplanować swoje obowiązki i czas wolny. Harmonogram pracy można opublikować w formie pisemnej lub elektronicznej.
Narzędzia wspomagające planowanie harmonogramu pracy
Harmonogram pracy, można łatwiej i szybciej zaplanować dzięki użyciu odpowiednich systemów informatycznych. Użycie narzędzi oferujących funkcje dostosowane do potrzeb firmy ułatwia również organizację i komunikację w zespole.
Przykładowe korzyści z zastosowania narzędzi wspomagających planowanie harmonogramu czasu pracy na przykładzie aplikacji Moniti:
- Automatyzacja procesu tworzenia harmonogramów: Ułatwia sporządzanie harmonogramu czasu pracy oraz rozkładu czasu pracy pracownika.
- Integracja z innymi systemami HR i ERP: Pozwala na centralne zarządzanie urlopami pracowników, dniami wolnymi i dokumentami.
- Dostępność z urządzeń mobilnych: Umożliwia pracownikom sprawdzanie grafiku pracy w dowolnym momencie i niweluje potrzebę składania wniosków w formie pisemnej.
- Elektroniczne zatwierdzanie wniosków urlopowych: Automatyzuje proces zatwierdzania urlopów pracowników i dostosowuje harmonogramy czasu pracy pracowników.
- Mniejsze ryzyko błędów i zgodność z prawem pracy: Aplikacja automatycznie uwzględnia zachowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz innych przepisów, co zmniejsza ryzyko sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Dowiedz się więcej, w jaki sposób Moniti może przyspieszyć ułożenie grafiku i przesłać go do wszystkich pracowników, za pomocą jednego kliknięcia.
Kto nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?
Zgodnie z art. 129 § 4 Kodeksu pracy, istnieją określone sytuacje, w których pracodawca nie jest zobowiązany do sporządzania rozkładu czasu pracy. Do tych przypadków należą:
- Praca wynikająca bezpośrednio z prawa pracy: Przepisy prawa mogą określać rozkład czasu pracy, co zwalnia pracodawcę z obowiązku jego indywidualnego ustalania.
- Praca określona w obwieszczeniu o systemach i rozkładach czasu pracy, zgodnie z art. 150 § 1 kp: Jeżeli rozkład czasu pracy jest już ustalony przez obwieszczenia dotyczące konkretnych systemów pracy, pracodawca nie musi dodatkowo sporządzać harmonogramu.
- Praca określona w umowie o pracę: Gdy informacje o rozkładzie czasu pracy zostały zawarte bezpośrednio w umowie o pracę, pracodawca jest zwolniony z obowiązku sporządzania odrębnego harmonogramu.
Dodatkowo nie wymaga się sporządzania rozkładu czasu pracy dla pracowników w następujących sytuacjach:
- Pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie czasu pracy: System ten pozwala na elastyczne dopasowanie czasu pracy do realizacji konkretnych zadań, bez konieczności przestrzegania sztywnego harmonogramu.
- Pracownicy, dla których na ich wniosek ustalono ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy: W przypadku, gdy pracodawca i pracownik dojdą do porozumienia co do indywidualnego dopasowania czasu pracy, nie jest wymagane tworzenie formalnego harmonogramu.
Na co zwrócić uwagę ustalając indywidualny rozkład czasu pracy?
- Rozmowy z pracownikami: Zrozumienie indywidualnych potrzeb i oczekiwań w kontekście godzin pracy oraz dni wolnych.
- Pisemny wniosek pracownika: Formalizacja potrzeb i oczekiwań pracownika w stosunku do rozłożenia czasu pracy.
- Elastyczność: Zapewnienie możliwości dostosowywania harmonogramu, na przykład przez wprowadzenie elastycznych godzin pracy lub możliwości pracy zdalnej.
- Zachowanie zgodności z prawem: Upewnienie się, że wszystkie ustalenia są zgodne z kodeksem pracy, szczególnie w kontekście doby pracowniczej i dni wolnych.
Na co zwrócić uwagę w zadaniowym systemie czasu pracy?
- Określenie zadań do wykonania: Wymagane jest jasne określenie wykonania powierzonych zadań w danym okresie.
- Szacowanie czasu potrzebnego na wykonanie zadań: Umożliwia to efektywne zarządzanie czasem i zasobami.
- Flexi-time: Dopuszczenie elastyczności w rozpoczęciu i zakończeniu pracy, pod warunkiem realizacji zadań w ustalonym terminie.
Komunikacja z zespołem: Regularne spotkania i aktualizacje statusu projektów, aby zapewnić, że wszystkie zadania są realizowane zgodnie z planem.
18 najczęstszych błędów, które popełniają pracodawcy, planując harmonogram pracy
- Rozplanowanie zbyt krótkiego okresu: Pracę należy planować na co najmniej miesiąc. Planowanie na krótsze okresy, np. tygodniowe, jest niedopuszczalne.
- Zbyt późne podawanie grafików do wiadomości pracowników: Harmonogram pracy powinien być znany pracownikom z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.
- Niedostosowanie grafików do ilości pracy: Harmonogram godzin pracy powinien być dopasowany do rzeczywistego zapotrzebowania.
- Niedostosowanie ilości pracowników do czynników zewnętrznych: Często praca nie jest planowana w taki sposób, aby liczba pracowników w danym czasie była zgodna z zapotrzebowaniem.
- Zazębianie się zmian w harmonogramach pracy: Może to prowadzić do obecności pracowników z różnych zmian w tym samym czasie, co jest nieefektywne, jeśli wszyscy nie mają przydzielonych zadań.
- Nieuwzględnianie dyspozycyjności pracowników: Oczekiwanie, że pracownicy będą dyspozycyjni cały czas, prowadzi do wzmożonej rotacji i związanych z nią kosztów.
- Złe planowanie urlopów: Może to spowodować, że zabraknie rąk do pracy, kiedy zbyt wielu pracowników ma urlop w tym samym czasie.
- Planowanie nadgodzin: Nadgodziny są dodatkowo płatne i wpływają niekorzystnie na koszty pracy. Co do zasady planowany harmonogram pracy nie powinien zawierać nadgodzin.
- Praca w porze nocnej bez uzasadnienia: Niepotrzebnie podnosi koszty pracy z powodu dodatków nocnych.
- Praca w dzień wolny udzielony za pracę w niedzielę lub święto: Jest to bardzo kosztowne z powodu dodatków 100% do każdej godziny pracy.
- Przekroczenie liczby godzin do wypracowania w miesiącu: Prowadzi to do powstawania nadgodzin średniotygodniowych, płatnych z dodatkiem 100%.
- Niestosowanie kompensat do nadgodzin: Niewykorzystanie możliwości udzielenia czasu wolnego zamiast dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny.
- Niestosowanie dopełnień do etatu: Nie wykorzystanie tej opcji, gdy zapotrzebowanie na pracę nie jest stałe w poszczególnych miesiącach.
- Przekroczenie dopuszczalnej liczby nadgodzin w roku: Nie monitorowanie ilości wypracowanych nadgodzin może prowadzić do przekroczenia limitu.
- Praca po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej: Jest to dopuszczalne tylko za zgodą związków zawodowych lub przedstawiciela pracowników.
- Brak odpoczynków dobowych i tygodniowych: Pracownikowi należy się nieprzerwany, 11-godzinny odpoczynek dobowy oraz 35-godzinny odpoczynek tygodniowy.
- Brak wolnej co czwartej niedzieli: Pracownicy pracujący w niedziele muszą mieć wolną co 4. niedzielę.
- Brak przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy: Ilość dni pracujących musi się zgadzać, by zapewnić przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy. Niedostosowanie do tego wymogu może prowadzić do naruszenia przepisów prawa pracy.
Zastosowanie aplikacji Moniti pomaga z łatwością uniknąć wszystkich błędów. Poznaj możliwości Moniti w automatycznym planowaniu harmonogramu pracy, który będzie zgodny z prawem, a jednocześnie wygodny dla pracowników.
Podsumowanie
Tworzenie harmonogramu pracy to niezbędny element zarządzania w każdej organizacji, odpowiada za zachowanie płynności operacyjnej i zadowolenie zespołu. Realizacja tego zadania wymaga uwzględnienia wielu aspektów – od przepisów kodeksu pracy, przez oczekiwania i potrzeby pracowników, po specyfikę działalności przedsiębiorstwa. W procesie planowania harmonogramu pracy kluczowe jest zrozumienie jego znaczenia, uwzględnienie dni roboczych, wymiaru czasu pracy, godzin pracy, a także zapewnienie odpoczynku dobowego i tygodniowego dla pracowników. Błędy w tym obszarze mogą prowadzić nie tylko do niezadowolenia pracowników, ale również do kosztów związanych z karami, nadgodzinami oraz utraconymi możliwościami. Dlatego też starannie sporządzony harmonogram czasu pracy, uwzględniający wszystkie wymienione elementy, jest fundamentem efektywnej i zgodnej z prawem organizacji pracy.