Zgodnie z obowiązującymi przepisami, na każdym pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dokumentacja ta umożliwia prawidłowe ustalenie comiesięcznego wynagrodzenia osób zatrudnionych w firmie. Sposób jej prowadzenia oraz czas przechowywania rodzą jednak sporo problemów zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników działów HR. Postaramy się rozwiać najczęściej pojawiające się wątpliwości, w przejrzysty sposób odpowiadając na pytania:
- Czy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników?
- Jak przechowywać ewidencję czasu pracy w prawidłowy sposób?
- Co zrobić z ewidencją czasu pracy po rozwiązaniu umowy z danym pracownikiem?
Czym jest ewidencja czasu pracy? Sprawdź ustawową definicję
Zagadnienia związane z ewidencją czasu pracy zostały unormowane w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (KP) oraz w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Rozporządzenie). Zgodnie z regulacjami, dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy stanowi część dokumentacji pracowniczej. Każdy pracodawca jest zobowiązany do jej prowadzenia nawet wówczas, gdy zatrudnia tylko jednego pracownika[AD1] .
Czemu służy ewidencja czasu pracy? Poznaj cel prowadzenia dokumentacji
Prowadzenie ewidencji czasu pracy ma na celu z jednej strony ochronę praw pracowników, z drugiej – zapewnienie pewnego stopnia kontroli prawidłowości działań pracodawcy. Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala na ustalenie, czy w danym miejscu pracy przestrzegane są normy dotyczące m.in. doby pracowniczej czy nieprzerwanego odpoczynku[AD2] .
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy? Ustal niezbędne elementy dokumentacji
Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy wiąże się z koniecznością zawarcia w niej określonych informacji. Oczywiście nie ma tu mowy o dowolności – zakres danych, jakie powinny znaleźć się w dokumentacji, został wyszczególniony w Rozporządzeniu. W myśl § 6 Rozporządzenia, dokumentacja związaną ze stosunkiem pracy, w skład której wchodzi ewidencja czasu pracy, powinna zawierać informacje o:
„– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego”.
Co ważne, pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy oddzielnie dla każdego pracownika, bez względu na to, czy dana osoba jest zatrudniona na cały czy też jedynie na część etatu oraz niezależnie od długości trwania zatrudnienia (stażu pracy). Zgodnie z przepisami, w odniesieniu do niektórych pracowników jest możliwe prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy. O wyjątkach i zasadach prowadzenia uproszczonej dokumentacji przeczytasz więcej pod tym linkiem.
Gdzie i w jaki sposób przechowywać ewidencję czasu pracy? Sprawdź wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji
Nadrzędna zasada, wynikająca z przepisów, mówi o tym, że ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana „w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.” Trzeba również pamiętać, że dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy powinna:
- być prowadzona odrębnie dla każdej zatrudnionej osoby
oraz
- być przechowywana poza aktami osobowymi zatrudnionej osoby.
Gdzie w takim razie przechowywać ewidencję czasu pracy, jeśli nie w aktach osobowych?
Miejsce przechowywania dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy
Ewidencji czasu pracy nie powinno się przechowywać w tzw. teczce osobowej pracownika, co wynika wprost z art. 94 pkt. 9a KP. We wspomnianym przepisie jednoznacznie podzielono dokumentację pracowniczą na dwie części – akta pracownicze oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy (a więc m.in. ewidencję czasu pracy). Problem polega na tym, że w żadnym akcie prawnym nie wskazano, w jaki sposób w praktyce należy „zorganizować” tę dokumentację. Na szczęście w temacie wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W stanowisku z 18 lutego 2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy stwierdzono, że „decyzja w tym zakresie (np. czy jest to imienna teczka, zawierająca całość dokumentów dotyczących jednego pracownika, czy też dokumentację tego pracownika przechowuje się w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie) należy więc do pracodawcy. Istotnym jest natomiast, aby dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika nie była prowadzona zbiorowo z innymi pracownikami, oraz by dostęp do tej dokumentacji miały wyłącznie osoby do tego upoważnione (a nie inni pracownicy)”.
Pamiętaj jednak, że nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej – równie dobrze pracodawca może zdecydować się na postać elektroniczną.
Papierowo czy elektronicznie? Wybierz formę prowadzenia ewidencji czasu pracy
Ewidencję czasu pracy można prowadzić w dwóch formach: papierowej lub elektronicznej. Z prawnego punktu widzenia obie postaci są sobie równe (mówi o tym art. 9411 KP), więc wybór zależy od preferencji pracodawcy. Coraz częściej firmy decydują się na e-ewidencję, ze względu na szereg korzyści, m.in. łatwe odnajdywanie potrzebnych informacji i większą przejrzystość czy brak konieczności wydzielania osobnego pomieszczenia na archiwum (jak w przypadku przechowywania dokumentacji w formie papierowej). W przypadku podjęcia decyzji o prowadzeniu dokumentacji elektronicznej, warto skorzystać ze wsparcia dedykowanego oprogramowania do rejestracji czasu pracy, takiego jak np. aplikacja Moniti.
Co istotne, zgodnie z treścią art. 988 KP w każdym momencie można podjąć decyzję o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji z elektronicznej na papierową i odwrotnie[AD3] .
W przypadku podjęcia przez pracodawcę ww. decyzji o zmianie, konieczne jest poinformowanie o tym pracowników w taki sposób, jaki jest zwyczajowo przyjęty w danym miejscu pracy. Zatrudnione osoby mają wówczas 30 dni na odebranie dokumentacji prowadzonej w dotychczasowej formie, o czym wprost mowa w art. 949 KP. Warto podkreślić, że możliwość odbioru poprzedniej postaci dokumentacji jest uprawnieniem pracowników, a nie ich obowiązkiem.
Elektroniczna postać prowadzenia ewidencji czasu pracy – poznaj jej zalety
Wielu przedsiębiorców decyduje się na formę elektroniczną ewidencji czasu pracy ze względu na to, że jej prowadzenie jest łatwiejsze niż postaci papierowej, sposób przechowywania – prostszy, a dostęp do potrzebnych danych – szybszy. W przypadku wyboru formy elektronicznej również zachowanie wymogu odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji przed zniszczeniem czy uszkodzeniem oraz uniemożliwienie dostępu osobom nieupoważnionym jest łatwiejsze (przy formie papierowej musimy zadbać m.in. o zabezpieczenie dokumentów przed wilgocią, złą cyrkulacją powietrza, wydzielić specjalne pomieszczenie na archiwum itp.).
Ewidencja czasu pracy w postaci elektronicznej – specyficzne wymogi prowadzenia i przechowywania dokumentacji
W myśl § 10 Rozporządzenia, w przypadku ewidencji czasu pracy prowadzonej w formie elektronicznej, za zabezpieczoną uważa się dokumentację wtedy, gdy „w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
1) jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2) jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3) jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.”
Pamiętaj jednak, że zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji ewidencji czasu pracy nie można prowadzić w plikach Excel i przechowywać w folderach na dysku sieciowym. Takie działania są sprzeczne z wymogami zapewniania odpowiedniego bezpieczeństwa dokumentacji, o których mowa w § 9 Rozporządzenia. Zgodnie z tym paragrafem dokumentacja, w tym ewidencja czasu pracy, musi być prowadzona i przechowywana w takim systemie teleinformatycznym, który zapewnia:
„1) zabezpieczenie jej [dokumentacji] przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;
6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.”
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy? Wszystko zależy od momentu zatrudnienia!
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Nowelizacja) zmieniła dotychczas obowiązujące zasady przechowywania ewidencji czasu pracy. Okres przechowywania dokumentacji uległ zmianie od 1 stycznia 2019 roku. Zwiększył się również zakres informacji, jakie powinny się w niej znaleźć.
W związku z Nowelizacją, wymagania co do czasu przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku pracy zależą przede wszystkim od okresu, w jakim dana osoba była zatrudniona lub okresu, w którym rozpoczęła pracę. Pracowników można “podzielić” na trzy grupy i w oparciu o przynależność do grupy ustalić, jak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy poszczególnych osób.
Grupa I – Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.
Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy obecnie zatrudnianych osób? Zgodnie z przepisami, pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po ustaniu zatrudnienia (rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy). Zasada ta wynika z art. 94 pkt. 9b KP i dotyczy wszystkich osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku włącznie.
Grupa II – Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r.
W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, ustala się w oparciu o „stary” stan prawny.
Przed wejściem w życie Nowelizacji, nie było jednak wyraźnych wytycznych dotyczących okresu przechowywania dokumentacji. Dla ustalenia jak długo trzymać ewidencję czasu pracy przyjmowało się ogólną zasadę, że dokumentację należy przetrzymywać minimum 3 lata od ustania stosunku pracy, ponieważ po tym okresie (3 lat) przedawniały się z roszczenia wynikające ze stosunku pracy. Z drugiej jednak strony przepisy ustawy o emeryturach i rentach z FUS, stanowią, że dokumenty takie jak m.in. lista płac, karty wynagrodzeń czy inne, potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty dowody, należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (płatnika składek). W „starym” stanie prawnym te regulacje powodowały, że dla bezpieczeństwa dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy również przechowywano przez 50 lat. Co do zasady ten 50-letni okres dotyczy również pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku. Na szczęście wprowadzono możliwość skrócenia go do 10 lat.
Grupa III – Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.
Wspomniany 50-letni okres przechowywania ewidencji czasu pracy można skrócić do 10 lat. Trzeba jednak podkreślić, że jest to możliwe tylko w odniesieniu do tych pracowników, którzy zostali zatrudnieni pomiędzy 31 grudnia 1998 roku, a 1 stycznia 2019 roku. Skorzystanie ze skróconego okresu przechowywania dokumentacji wymaga przy tym działania ze strony pracodawcy. Żeby skorzystać ze skróconego okresu przechowywania dokumentacji, należy wysłać raport informacyjny do ZUS. Raport powinien zawierać wszelkie informacje niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okres od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku. Skrócony, 10-letni okres liczy się w takim wypadku od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył wspomniany raport. Pozostaje jeszcze odpowiedź na pytanie pytanie, ile czasu przechowywać ewidencję czasu pracy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1998 roku? Niestety, w odniesieniu do tych zatrudnionych nadal obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji.
Podsumowanie – sprawdź najważniejsze informacje dotyczące przechowywania ewidencji czasu pracy
Podsumowując:
- ewidencja czasu pracy stanowi niezbędny element dokumentacji pracowniczej;
- prowadzenie ewidencji pozwala na ustalenie odpowiedniego wynagrodzenia pracownika oraz należnych zatrudnionemu dni wolnych od pracy. Jest to forma „kontroli” pracodawcy w zakresie przestrzegania przez niego przepisów prawa pracy.
Ewidencja czasu pracy:
- nie powinna być przechowywana z aktami osobowymi zatrudnionego;
- musi być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie;
- może być prowadzona i przechowywana w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym w dowolnym momencie możliwa jest zmiana formy;
- musi być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz minimum 10 lat po jego ustaniu, przy czym w niektórych przypadkach okres ten ulega wydłużeniu do 50 lat.