Dziś praca zdalna i hybrydowa przestały być domeną programistów. I niewielu już dziwi, że pracownik banku lub urzędu może pracować w dowolnej lokalizacji i w elastycznym wymiarze czasu pracy. Zmiany zrodziły potrzebę modyfikacji utartych modeli zarządzania personelem i planowania czasu pracy. Niezależnie od tego, na barkach pracodawców nadal spoczywają liczne obowiązki. Chociażby organizacja pracy w sposób zapewniający pełne i wydajne wykorzystanie czasu pracy czy troska o bezpieczne warunki pracy.
Jednym ze sposobów adaptacji pracodawców do następujących zmian jest możliwość sięgania po zdobycze nowych technologii. Przykładem jest rosnąca popularność automatyzacji procesów przy pomocy specjalistycznego oprogramowania z udziałem rejestratorów GPS, ale czy taka kontrola pracownika jest zgodna z prawem? Czy wymaga ona zgody pracownika? Sprawdźmy, co na ten temat mówi prawo.
Geolokalizacja, a przepisy
Stosowanie przez pracodawców systemu geolokalizacji GPS w mobilnych narzędziach pracy jest formą monitoringu pracowników i musi być odpowiednio uzasadnione. Nie powinno koncentrować się na śledzeniu samego pracownika i jego zachowań, ale służyć wyrazie oznaczonym oraz prawnie dopuszczalnym celom. Inaczej może dojść do naruszenia prawa pracownika do prywatności.
Poza tym dane zbierane przez rejestratory GPS powinny być przetwarzane zgodnie z RODO.
Monitoring GPS, a prawo pracy
W aktualnym kodeksie pracy znajdziemy przepisy dotyczące stosowania:
- monitoringu wizyjnego,
- monitoringu poczty elektronicznej oraz
- innych form monitoringu.
Nie ma regulacji, która odnosi się bezpośrednio do systemu GPS. W związku z tym legalność wykorzystywania informacji pochodzących z GPS-ów w telefonach pracowników trzeba oceniać przy uwzględnieniu przepisów dotyczących innych form monitoringu
Wymagania prawne dotyczące innych form monitoringu
Po pierwsze
Monitoring GPS nie może naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika.
Takie zagrożenie powstaje, gdy pracodawca dopuszcza możliwość korzystania przez pracowników z narzędzi pracy poza godzinami pracy i w czasie przerw w pracy. Wówczas istnieje ryzyko naruszenia prawa do prywatności. Dlatego też pracodawca powinien zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i rozwiązania mające na celu zapewnienie ochrony dóbr osobistych pracownika.
Na przykład: stosowanie monitoringu z opcją wyłączania go przez pracownika lub możliwością przełączania trybu służbowego na tryb prywatny (i odwrotnie). W ten sposób pracownik może z własnej inicjatywy chronić swoje dane i uniemożliwić rejestratorom GPS gromadzenie informacji na jego temat.
Po drugie
Pracodawca może stosować monitoring GPS, jeśli jest to konieczne do realizacji następujących celów: zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Przesłanki te muszą być spełnione łącznie i powinny być opisane w dokumentacji pracodawcy (np.: w regulaminie). Ustawodawca nie doprecyzował, co może mieścić się w ramach realizacji tych celów. Trzeba więc dokonać indywidualnej analizy.
Przykładowo pracodawca może wziąć pod uwagę, że:
- jest uprawniony do kontrolowania swojego pracownika wykonującego obowiązki poza siedzibą firmy przy wykorzystaniu udostępnionych mu w tym celu narzędzi pracy;
- monitoring ma służyć temu, aby pracownik wykonywał swoją pracę tylko w ustalonych godzinach pracy określonych umową o pracę (bez godzin nadliczbowych), co przekłada się na jakość pracy, samopoczucie pracownika oraz bezpieczeństwo pracownika, osób trzecich i stan narzędzi pracy (np. prowadzenie pojazdu);
- pracodawca może mieć potrzebę zlokalizowania pracownika w godzinach pracy uzasadnioną możliwością przydzielenia mu określonego zadania w danej lokalizacji i przy wykorzystaniu określonych narzędzi pracy;
- pracodawca ma prawo oczekiwać, aby pracownik wykorzystywał narzędzia pracy wyłącznie w celach związanych z realizacją służbowych obowiązków (chyba że ustalenia między stronami są odmienne).
Przyjęte przez pracodawcę cele muszą być tożsame z rzeczywistym sposobem wykorzystywania GPS-ów i zbieranych przy ich pomocy danych.
Po trzecie
Cel, zakres oraz zastosowanie monitoringu GPS powinny być uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.
W przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu.
Po czwarte
Pracodawca powinien poinformować pracowników o stosowaniu monitoringu GPS – nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
W przypadku nowych pracowników – przed dopuszczeniem pracownika do pracy poprzez przekazanie na piśmie informacji dotyczących celu, zakresu oraz sposobu stosowania monitoringu GPS.
Po piąte
Należy oznaczyć narzędzia pracy z zainstalowanym systemem monitoringu GPS nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Takie oznaczenie powinno być widocznie i czytelne.
Na przykład: komunikat tekstowy, dźwiękowy lub obrazkowy o aktywności funkcji monitoringu GPS.
Geolokalizacja pozycji pracowników, a RODO
Stosowanie monitoringu GPS wiąże się także z przetwarzaniem danych osobowych. Pracodawca zobowiązany jest zatem przestrzegać zasad określonych w RODO. W szczególności zasady minimalizacji danych. Pracodawca nie powinien za pośrednictwem rejestratorów GPS pozyskiwać więcej informacji, niż te, które są mu niezbędne do realizacji zaplanowanych celów.
Ponadto, na pracodawcy jako przedsiębiorcy ciążą inne obowiązki wynikające z Rodo. Wśród nich obowiązek informacyjny czy konieczność zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych celem zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa danych.
Podsumowanie
Monitoring GPS zainstalowany telefonach pracowników może być wykorzystywany przez pracodawcę pod warunkiem spełnienia wymagań określonych przepisami prawa pracy. Nie powinien też naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika (ochrona prywatności).
Ani kodeks pracy, ani Rodo nie wymaga od pracodawców, by w związku z wprowadzonym monitoringiem GPS pozyskiwali od pracowników zgody. Co więcej, istnieją pewne wątpliwości interpretacyjne dotyczące zgody wyrażonej przez pracownika na prośbę pracodawcy. Mianowicie, z uwagi na brak równowagi w relacji pracownik-pracodawca, istnieje ryzyko, że może być pozbawiona cech dobrowolności, tym samym uznana za nieważną.
W związku z powyższym, monitoring przy użyciu funkcji GPS w telefonach jest legalny, pod warunkiem dopełnienia przez pracodawcę ww. wymogów prawnych oraz korzystania z narzędzi umożliwiających zapewnienie prywatności i poufności danych osobowych pracownika.