Ewidencja czasu pracy i foto-potwierdzenia
Zasadą jest, że pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Jej celem jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek ten wyjątkowo nie dotyczy pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej. Taka ewidencja jest elementem dokumentacji pracowniczej, a jej nieprowadzenie grozi pracodawcy karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Aktualne prawo umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Warunkiem jest spełnienie pewnych wymagań w zakresie jej odpowiedniego prowadzenia, przechowywania i zabezpieczenia.
Metody potwierdzania obecności w pracy
Przepisy nie narzucają sposobu odnotowywania obecności pracownika w pracy. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby potwierdzenie obecności w pracy przybrało formę potwierdzenia fotografią.
Z pewnym ograniczeniem możemy się spotkać, jeśli fotografia będzie przetworzona w taki sposób, że stanie się daną biometryczną. Pracodawca nie może przetwarzać danych biometrycznych, aby ewidencjować czas pracy pracownika.
Z biometrią będziemy mieli do czynienia, w przypadku specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczącego cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej umożliwiającego lub potwierdzającego jednoznaczną identyfikację danej osoby. Wizerunek w formie autoportretu pracownika (utrwalony przy pomocy telefonu lub tabletu), który nie podlega specjalistycznej obróbce umożliwiającej lub potwierdzającej jednoznaczną identyfikację danej osoby – nie jest daną biometryczną.
Metoda odnotowywania obecności pełni funkcję pomocniczą przy ewidencji czasu pracy pracownika. Powinna być ustalona w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym, a gdy pracodawca nie jest obowiązany do tworzenia regulaminu – o metodzie odnotowywania obecności powinien poinformować pracownika na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.
Foto-weryfikacja, a dane osobowe i dobra osobiste
Wykonując obowiązki związane z ewidencją czasu pracy pracodawca musi przestrzegać także przepisów z zakresu ochrony danych osobowych i ochrony dóbr osobistych. Przede wszystkim nie powinien pozyskiwać od pracownika więcej informacji, niż te, które są mu niezbędne do realizacji zaplanowanych i prawnie uzasadnionych celów. Natomiast wybrana przez niego metoda odnotowywania obecności pracownika i ewidencji czasu pracy powinny zapewniać bezpieczeństwo i poufność danych osobowych. Powyższe wymaga zastosowania adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych, które pozwolą zabezpieczyć dane pracowników przed ich ujawnieniem innym pracownikom i osobom postronnym.
Czy pracodawca może prosić pracownika o przesłanie zdjęcia z jego wizerunkiem?
Pracodawca może żądać od pracownika podania danych osobowych, których katalog określa art. 221 Kodeksy pracy. Wśród nich znajdziemy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer rachunku płatniczego oraz te dane, które będą niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W tym zbiorze nie ma jednak mowy o wizerunku pracownika.
Jeśli pracodawca chce wykorzystywać fotografie pracownika do realizacji własnych celów musi dysponować do tego odrębną od art. 221 Kodeksy pracy podstawą przetwarzania danych. Może być nią realizacja uprawnień pracodawcy wynikających z regulacji szczególnych lub zgoda osoby, której wizerunek będzie przetwarzany.
Monitoring pracowników
Regulacją, którą pracodawca może się posłużyć wskazując podstawę legalnego przetwarzania wizerunku pracownika są przepisy dotyczące monitoringu (art. 222 i 223 Kodeksu pracy). Prawo nie mówi tego wprost, ale regularne odnotowywanie obecności pracownika za pomocą foto-potwierdzeń i przesyłanie zdjęć pracowników z miejsca, w którym się znajdują się w godzinach pracy jest tzw. inną formą monitoringu (art. 223 § 4 kodeksu pracy).
Zgodnie z prawem, pracodawca może wprowadzić swoim zakładzie pracy monitoring wykorzystujący funkcję foto-potwierdzeń, jeśli spełni następujące warunki:
- wykaże, że zastosowanie tego typu monitoringu jest konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Nie wystarczy powołanie się na sam obowiązek ewidencji czasu pracownika. Obie przesłanki (pełnego wykorzystania czasu pracy i właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy) powinny być spełnione łącznie i uzasadnione w sposób indywidualny przez pracodawcę.
Przykład: Pracodawca zatrudniający w swoim zakładzie pracy pracowników serwisowo – instalacyjnych wprowadzenie monitoringu może uzasadnić tym, że ma on na celu zapewnienie takiej zdalnej organizacji i koordynacji pracy pracowników pracujących w terenie, aby pracownicy wykorzystywali swój czas pracy w sposób wydajny i bezpieczny. Monitoring umożliwi bieżące przydzielanie zleceń pracownikom w pobliżu miejsca ich lokalizacji, tym samym umożliwiając pełne wykorzystywanie zdolności i kwalifikacji specjalistów oraz właściwie użytkowanie udostępnionych im narzędzi pracy. Np.: planowanie bezpiecznych i możliwie jak najkrótszych tras przejazdu wpływające na samopoczucie i bezpieczeństwo kierujących oraz stan techniczny auta czy kontrola odpowiedniego użytkowania powierzonych maszyn i sprzętu – bhp i przerwy przy obsłudze urządzeń, konserwacja. Niezbędność monitoringu wiąże się z tym, że ww. celów nie sposób osiągnąć w inny sposób, gdyż kadra zajmująca się organizacją zadań (przyjmowanie zapotrzebowania na prace serwisowo-instalacyjne, delegowanie zadań, koordynacja pracowników) pracuje w siedzibie pracodawcy i nie pełni bezpośredniego fizycznego nadzoru nad pracownikami.
- Tego typu monitoring nie będzie naruszał dóbr osobistych pracownika;
- cel, zakres oraz zastosowanie monitoringu zostaną uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu/informacji skierowanej do pracownika;
- pracodawca poinformuje pracowników o stosowaniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a w przypadku nowych pracowników – przed dopuszczeniem pracownika do pracy poprzez przekazanie na piśmie informacji dotyczących celu, zakresu oraz sposobu stosowania monitoringu;
- oznaczenia narzędzi pracy z zainstalowanym systemem monitoringu nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem w sposób widoczny i czytelny (np. komunikat tekstowy, dźwiękowy lub obrazkowy o aktywności funkcji monitoringu).
Podsumowując, jeśli pracodawca stosuje tzw. inną formę monitoringu pracownika (art. 223 § 4 kodeksu pracy), uzasadni przesłanki i wypełni obowiązki, o których mowa powyżej – pobieranie zgody pracownika na przetwarzanie jego danych (w tym danych w postaci wizerunku) będzie zbędne, a wręcz nadmierne.
Zgoda pracownika
Jeśli pracodawca nie wprowadzi w firmie monitoringu na wg. opisanej powyżej procedury, a ma zamiar przetwarzać wizerunek pracownika – powinien dysponować jego odpowiednią zgodą. Zgoda ta powinna być konkretna, dobrowolna i świadoma, a także udokumentowana. Ważne jest precyzyjne określenie czego zgoda dotyczy i komu została udzielona. W celach dowodowych warto zadbać o jej utrwalenie na piśmie.
Ważne!
Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika i nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, w tym nie może być uzasadnieniem odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Należy mieć jednak na uwadze, że w relacjach pracowniczych trzeba zachować pewną ostrożność w stosowaniu zgody jako podstawy przetwarzania danych osobowych z powodu stosunku zależności, jaki istnieje między pracodawcą a pracownikiem. Rodzą się na jego tle liczne wątpliwości interpretacyjne co do tego, czy rzeczywiście taka zgoda jest dobrowolna. Ponadto, pracodawca musi mieć świadomość, że taka zgoda może być w każdej chwili przez pracownika odwołana.
Foto-potwierdzenia współpracowników
W przypadku osób, które nie są związane pracodawcą etatem kodeks pracy nie znajdzie zastosowania. Tym samym zasady monitorowania współpracowników, w tym sposób realizacji zadań czy ewidencjonowania i rozliczania wykonanych zadań, strony powinny uregulować w umowie lub porozumieniach regulujących ich wzajemne zobowiązania i relacje. Nie ma też przeszkód, aby przetwarzanie wizerunku współpracownika (foto-potwierdzenia) znalazło podstawę prawną w dobrowolnej zgodzie współpracownika.
Podsumowanie
Zdjęcia pracowników mogą być formą potwierdzania obecności w pracy. Warunkiem jest, aby przetwarzanie danych w postaci wizerunku pracownika miało charakter legalny i nie naruszało dóbr osobistych pracownika (w tym prawa do prywatności i poufności danych osobowych).