Rozliczanie czasu pracy pracowników – jak zrobić to dobrze?

Rozliczanie czasu pracy pracowników jest niezbędne do prawidłowego obliczenia wynagrodzeń w każdym zakładzie pracy. Precyzyjne i zgodne z prawem prowadzenie ewidencji godzin pracy nie tylko zapewnia efektywność operacyjną, ale również chroni pracodawcę przed potencjalnymi sankcjami. W tym artykule omówimy najważniejsze aspekty rozliczania czasu pracy, aby pomóc Twojej firmie działać zgodnie z przepisami.

Rozliczanie czasu pracy – pomocne pojęcia

Rozliczanie czasu pracy wymaga zrozumienia wielu ważnych pojęć. Poniżej przedstawiamy najważniejsze terminy związane z czasem pracy, które pomogą w skutecznym rozliczaniu czasu pracy oraz przestrzeganiu obowiązujących przepisów.

Czas pracy

Zgodnie z art. 128 Kodeksu pracy, przez czas pracy rozumie się czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy lub w innym miejscu do wykonywania zadań. Niezależnie czy pracownik, ma przydzielone zadania, za ten okres należy mu się pełne wynagrodzenie.

Ewidencja czasu pracy

Prowadzenie dokładnej ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Ewidencja czasu pracy obejmuje informacje o godzinach pracy, godzinach nadliczbowych, urlopach, zwolnieniach lekarskich oraz innych nieobecnościach. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy w sposób rzetelny i przejrzysty. Prowadzenie ewidencji jest niezbędne do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń oraz do weryfikacji przestrzegania przepisów prawa pracy.

Rejestruj liczbę godzin pracy pracowników oraz prowadź ewidencję czasu pracy z łatwością, dzięki Moniti!

Wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy, określony w ramach systemu czasu pracy, oznacza liczbę godzin, które pracownik powinien przepracować w określonym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy, standardowy dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin, a tygodniowy – nie więcej niż 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Dodatkowo zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy, wymiar czasu pracy określa:

liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności,
dobowy i tygodniowy czas pracy,
zmiany w grafiku pracy, w tym dni wolne od pracy i urlopy.

Norma czasu pracy

Norma czasu pracy, jest identyczna w każdym systemie czasu pracy i określa maksymalną liczbę godzin, które pracownik może przepracować. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy, norma czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, wynosi 40 godzin. Norma czasu pracy jest również punktem odniesienia do ustalania godzin nadliczbowych oraz innych form czasu pracy, które są regulowane przez przepisy prawa pracy.

Poznaj różnice pomiędzy normą a wymiarem czasu pracy pracownika.

Systemy czasu pracy

Systemy czasu pracy określają sposób organizacji i rozliczania czasu pracy pracowników. Wybór systemu czasu pracy wpływa na rozliczanie czasu pracy pracownika, ponieważ może mieć inne zasady rozliczania, na przykład pracy w godzinach nadliczbowych.

Przepisy Kodeksu pracy przewidują możliwość wprowadzenia innego niż podstawowy system czasu pracy, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Jest to przede wszystkim:

Równoważny system czasu pracy — pozwala na wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy np. do 12 godzin przy równoczesnym skróceniu liczby godzin pracy w innym dniu.
System przerywanego czasu pracy — stosowany w sytuacjach, gdy praca jest wykonywana w różnych godzinach dnia z długimi przerwami.
Zadaniowy system czasy pracy — pozwala na rozliczanie się za zadania, jednak nadal ich wykonanie musi być realne w wymiarze czasu pracy określonym przez podstawowy system czasu pracy.

Na wniosek pracownika, może zostać zastosowany również:

System skróconego tygodnia pracy — pracownik wykonuje pracę przez mniej niż 5 dni w tygodniu, ale jego dzienny czas pracy jest wydłużony.
Weekendowy system czasu pracy — pracownik pracuje w soboty i niedziele.

Systemy oraz rozkłady czasu pracy, oraz przyjęte okresy rozliczeniowe, muszą zostać ustalone w:

układzie zbiorowym pracy,
regulaminie pracy,
obwieszczeniu,
umowie o pracę.

Doba pracownicza

To czas 24 godzin, który rozpoczyna się w momencie podjęcia pracy przez pracownika (128 § 3 Kodeks pracy). W każdym systemie czasu pracy (poza elastycznym czasem pracy), dwukrotne rozpoczęcie pracy jest niedozwolone, nawet przy zachowaniu 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Jeśli wystąpi taka sytuacja, pracownikowi należy się wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Okres rozliczeniowy

Okres rozliczeniowy czasu pracy to przedział czasu, w którym pracodawca rozlicza czas pracy pracownika. Zgodnie z art. 129 § 2 Kodeksu pracy okres rozliczeniowy wynosi maksymalnie 4 miesiące (zazwyczaj jest to jeden miesiąc), choć w wyjątkowych sytuacjach, gdy jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, może być wydłużony nawet do 12 miesięcy. Dobór okresu rozliczeniowego zależy również od systemu czasu pracy, którym jest objęty pracownik.

Dzięki okresowi rozliczeniowemu jest możliwe ustalenie, czy w danym przedziale czasu nie wystąpiły nadgodziny.

Praca w godzinach nadliczbowych

Praca w godzinach nadliczbowych jest szczególnym przypadkiem pracy, który występuje wtedy, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki ponad obowiązujące go normy czasu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, praca w godzinach nadliczbowych jest dozwolona w sytuacjach, gdy dochodzi do konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także w wyjątkowych przypadkach związanych ze szczególnymi potrzebami pracodawcy.

Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Art. 151 Kodeksu pracy reguluje, że za każdą godzinę pracy nadliczbowej pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia. Stawki dodatku są następujące:

100% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, a także w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto,
50% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż wymieniony powyżej.

Praca w porze nocnej

Praca w porze nocnej, obejmuje godziny pracy między 21:00 a 7:00. Wymogi prawne dotyczące zatrudnienia w tych godzinach są szczególnie rygorystyczne, mając na celu ochronę zdrowia pracowników. Pracodawca określa porę nocną oraz zasady zatrudnienia w tych godzinach w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub umowie o pracę.

Minimalne dodatkowe wynagrodzenie wynosi 20% stawki godzinowej, za każdą godzinę pracy w porze nocnej.

Osoby niepełnosprawne mogą być zatrudnione w porze nocnej tylko na podstawie zgody lekarza, a pracownicy wychowujący dzieci do 8. roku życia, za ich zgodą. Pracodawcy mają również obowiązek poinformować właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy.

Praca w niedziele i święta

Praca w niedziele i święta jest dozwolona tylko w określonych przypadkach, takich jak praca w branżach wymagających ciągłości działania, przede wszystkim w zakładach opieki zdrowotnej i innych placówkach służby zdrowia przeznaczonych dla osób, których stan zdrowia wymaga całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych, niezbędnych remontach, transporcie oraz komunikacji.

Za pracę w niedziele i święta uznaje się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.

W zamian za pracę w niedzielę lub święto, pracownik ma prawo do innego wolnego dnia od pracy w ciągu 6 dni kalendarzowych. W przeciwnym wypadku pracownikowi należy się dodatkowe 100% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy.

Obowiązkowe odpoczynki

Obowiązkowe odpoczynki to czas, który pracownik musi mieć zapewniony na regenerację sił po okresie pracy. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu (art. 132 i 133 Kodeksu pracy).

Urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji urlopów i innych nieobecności pracowników. Urlopy są przyznawane na podstawie pisemnego wniosku pracownika i obejmują zarówno urlopy wypoczynkowe, jak i inne nieobecności, takie jak urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze oraz zwolnienia lekarskie. Art. 152 Kodeksu pracy określa, że każdy pracownik ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego długość zależy od stażu pracy. Pracownik ma prawo do:

20 dni urlopu wypoczynkowego przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
26 dni urlopu wypoczynkowego przy stażu pracy co najmniej 10 lat.

Z kolei część zwolnień obniża wynagrodzenie, które otrzymuje pracownik (np. pracownik otrzymuje 80% wynagrodzenia, za okres pracy, który przypadałby w trakcie zwolnienia lekarskiego). Przestrzeganie przepisów dotyczących urlopów i innych nieobecności jest niezbędne dla zarządzania czasem pracy i ochrony praw pracowników oraz do prawidłowego rozliczenia czasu pracy.

W Moniti wnioski urlopowe masz zawsze pod ręką. Automatycznie otrzymujesz wiadomości o każdym złożonym wniosku, możesz go zatwierdzić lub odrzucić oraz sprawdzić w dowolnym momencie zaplanowane urlopy.