Spis Treści
Dowiedz się, jak precyzyjnie obliczyć wymiar czasu pracy niezależnie od zaistniałych okoliczności, takich jak święta, urlopy i inne nieobecności. Skorzystaj z przedstawionego przykładu obliczania wymiaru czasu pracy i unikaj błędów w obliczeniach.
Czym jest wymiar czasu pracy?
Wymiar czasu pracy odnosi się do rzeczywistej liczby godzin, które pracownik ma obowiązek przepracować, zgodnie z jego indywidualnym lub zbiorowym rozkładem czasu pracy. W tym czasie pracy, pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
Zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy, wymiar czasu pracy obejmuje:
- liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności: czas, kiedy pracownik jest zwolniony z pracy z poważnych przyczyn, takich jak choroba czy urlopy okolicznościowe.
- dobowy i tygodniowy czas pracy: ograniczenia, które wynikają z Kodeksu pracy lub nie mogą być przekraczane bez dodatkowych ustaleń, jak np. praca w godzinach nadliczbowych,
- zmiany w grafiku pracy: modyfikacje w standardowym grafiku pracy, które mogą nastąpić z powodu świąt, dni wolnych od pracy, czy zaplanowanych urlopów.
Norma czasu pracy wynosi 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w cyklu nie dłuższym niż 4 miesiące. W przypadku pracownika zatrudnionego na pełny etat, norma, często równocześnie oznacza wymiar czasu pracy. Jednak dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy lub tych, którzy pracują w innym niż podstawowym system czasu pracy, wymiar ten może się różnić.
Warto pamiętać, że norma czasu pracy, a wymiar czasu pracy, to osobne pojęcia. Dowiedz się, czym się różnią.
Jak krok po kroku obliczyć wymiar czasu pracy?
W celu ustalenia wymiaru czasu pracy pracownika należy w pierwszej kolejności określić okres rozliczeniowy. Standardowo okres rozliczeniowy trwa 1 miesiąc i może być wydłużony do 4 miesięcy, a w szczególnych przypadkach nawet do 12 miesięcy. Aby obliczyć wymiar czasu pracy, należy dokładnie ustalić liczby godzin pracy zgodnie z przyjętym okresem rozliczeniowym i rozkładem czasu pracy:
- Oblicz podstawowy wymiar czasu pracy: Rozpocznij od pomnożenia tygodniowej normy czasu pracy, która wynosi standardowo 40 godzin, przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym. To da podstawę do obliczeń dla większości pracowników.
- Dodaj godziny za dni „wystające”: Do wyniku dodaj godziny z dni, które nie tworzą pełnego tygodnia pracy, ale wypadają w dniach od poniedziałku do piątku. Każdy z tych dni powinien być liczony jako dodatkowe 8 godzin pracy.
- Korekta o święta i dni wolne: Od liczby godzin odlicz 8 godzin za każde święto, które przypada na dzień inny niż niedziela i wypada w danym okresie rozliczeniowym.
- Usprawiedliwiona nieobecność: Wymiar czasu pracy jest również redukowany o liczbę godzin, które pracownik miałby przepracować w dniach swojej usprawiedliwionej nieobecności, na przykład podczas zwolnienia lekarskiego.
- Dopasowanie do indywidualnych ustaleń: W niektórych przypadkach, na pisemny wniosek pracownika, pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy, który może obniżać lub zwiększać standardowy wymiar czasu pracy zależnie od potrzeb zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
Zarządzaj nieobecnościami pracowników w jednej aplikacji. Odbieraj, rozpatruj i zatwierdzaj wnioski urlopowe w Moniti.
Wpływ nieobecności na wymiar czasu pracy
Nieobecności w pracy można podzielić na usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, każda z nich różnie wpływa na wymiar czasu pracy pracownika.
Usprawiedliwione nieobecności a wymiar czasu pracy
Usprawiedliwione nieobecności obejmują te dni lub godziny, kiedy pracownik nie jest obecny w pracy z powodów akceptowanych przez prawo, umowę o pracę lub regulamin pracy. Wymienić można między innymi:
- Zwolnienia lekarskie – czas, w którym pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby, potwierdzony zaświadczeniem lekarskim.
- Urlopy wypoczynkowe – planowane wolne dni, które pracownik wykorzystuje na odpoczynek, zgodnie z przysługującym mu prawem do urlopu.
- Urlop macierzyński i tacierzyński – urlop przysługujący z okazji narodzin dziecka.
- Urlop okolicznościowy – urlop udzielany na ważne wydarzenia rodzinne, takie jak ślub, narodziny dziecka, czy śmierć bliskiej osoby.
Usprawiedliwione nieobecności są odliczane od wymiaru czasu pracy w sposób, który nie wpływa negatywnie na wynagrodzenie pracownika. Pracodawca obniża wymiar czasu pracy o liczby godzin, które pracownik miałby przepracować w tych dniach, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Nieusprawiedliwione nieobecności a wymiar czasu pracy
Nieusprawiedliwione nieobecności to takie, które nie są poparte odpowiednimi dokumentami lub nie mieszczą się w ramach prawnych lub umownych uzasadnień. Przykłady takich nieobecności mogą obejmować:
- Opuszczenie miejsca pracy bez zgody pracodawcy – gdy pracownik opuszcza miejsce pracy podczas godzin pracy bez uzgodnienia tego z przełożonym.
- Nieobecność w pracy bez powiadomienia – gdy pracownik nie stawia się w pracy i nie informuje o swojej nieobecności pracodawcy.
W przypadku nieusprawiedliwionych nieobecności, pracodawca ma prawo nie wypłacić wynagrodzenia za czas nieobecności. Co więcej, takie nieobecności mogą skutkować koniecznością odpracowania straconego czasu lub nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.
Nadgodziny a wymiar czasu pracy
Praca w godzinach nadliczbowych, to praca ponad standardowy wymiar czasu pracy określony przez Kodeks pracy lub umowę o pracę, za którą przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekroczyć 48 godzin.
Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy, praca w godzinach nadliczbowych powinna być kompensowana poprzez dodatek wynoszący 100% wynagrodzenia za pracę w nocy, w niedziele i święta lub inne dni wolne od pracy oraz 50% za każdą inną nadgodzinę. Poza wynagrodzeniem, pracownik może otrzymać również rekompensatę w postaci wolnego.
Nadgodziny – kiedy zaczynają obowiązywać?
Wymiar czasu pracy jest ustalany w umowie o pracę i nie powinien przekraczać normy czasu pracy wynoszącej 8 godzin dziennie w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, który trwa 40 godzin. Aktualnie zgodnie z przepisami (art. 151 § 1 Kodeksu pracy), nadgodziny wynikają z pracy ponad normy czasu pracy, a także pracy wykonywanej ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.
Jednak zgodnie z zaleceniami Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 12 stycznia 2005 r., nadgodziny prewencyjnie powinny być uznawane już po przekroczeniu wymiaru czasu pracy (a nie samej normy), ponieważ przekraczanie wymiaru czasu pracy, bez przekraczania normy mogłoby stać się powszechną praktyką.
Rozliczenie nadgodzin — ewidencja czasu pracy
Pracodawca powinien prowadzić staranną ewidencję czasu pracy pracowników, aby właściwie rozliczać nadgodziny oraz czas pracy pracownika. Jest to niezbędne do zapewnienia, że godziny nadliczbowe są rejestrowane i wynagradzane zgodnie z przepisami prawa pracy. W Moniti możesz z łatwością prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników i dokładnie monitorować nadgodziny, dzięki czemu masz pewność, że działasz zgodnie z przepisami.
Specjalne okoliczności wpływające na wymiar czasu pracy
Jak obliczyć wymiar czasu pracy przy świętach przypadających w sobotę?
Kiedy święto przypadnie na sobotę, wpływa to na obniżenie wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym o 8 godzin. Dla pracowników, którzy zazwyczaj pracują od poniedziałku do piątku, święto wypadające w sobotę automatycznie zmniejsza wymiar pracy, mimo że zwykle tego dnia nie pracują.
Jak obliczyć wymiar czasu pracy przy świętach przypadających w niedzielę?
Jeżeli święto wypada w niedzielę, która jest dniem wolnym od pracy dla pracownika, to nie wpływa to na zmianę wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym. W praktyce oznacza to, że pracownicy, którzy i tak mieliby wolne, nie otrzymują dodatkowego dnia wolnego ani redukcji godzin pracy z tego tytułu.
Jak obliczyć wymiar czasu pracy przy świętach przypadających w czasie urlopu wypoczynkowego?
Kiedy pracownik bierze urlop wypoczynkowy i w tym czasie przypada dzień świąteczny, dzień ten nie jest liczony jako dzień urlopu. Oznacza to, że pracownik zachowuje dzień urlopu na inny czas, co pozwala na wydłużenie okresu wypoczynku o dodatkowe dni wolne. Jest to korzystne dla pracownika, który dzięki temu może cieszyć się dłuższym czasem wolnym bez utraty dni urlopowych przysługujących mu w ramach rocznego limitu.
Ile wynosi wymiar czasu pracy pracownika? Przykład obliczeń
Przyjrzymy się krok po kroku, jak obliczyć wymiar czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na pełny etat.
Załóżmy, że pracownik jest zatrudniony na pełny etat, pracując standardowo 40 godzin tygodniowo od poniedziałku do piątku, po 8 godzin dziennie, a okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Gdyby okres rozliczeniowy był dłuższy, wówczas należy w podobny sposób obliczyć każdy miesiąc i wyciągnąć średnią.
Jako przykładowy miesiąc do obliczeń weźmy grudzień 2024.
Grudzień w tym roku ma 23 dni robocze, ale święta Bożego Narodzenia wypadają w środku tygodnia – w środę i czwartek.
Krok 1: Obliczanie standardowego wymiaru czasu pracy
Grudzień w tym roku ma 4 pełne tygodnie.
4 tygodnie x 5 dni = 20 dni
Krok 2: Dodanie dni wystających
Do końca miesiąca pozostają jeszcze 2 dni robocze (z niepełnego tygodnia).
20 dni + 2 dni wystające = 22 dni
Krok 3: Korekta o święta i dni wolne
Mnożymy ilość dni pracy przez ilość godzin, a następnie odejmujemy 8 godzin, za każde święto przypadające w inny dzień niż niedziela (w naszym przypadku 25 i 26 grudnia).
22 dni x 8 godzin = 176 godziny
Dni wolne: 2 dni x 8 godzin = 16 godzin
176 godzin – 16 godzin = 160 godzin roboczych w grudniu
Krok 4: Usprawiedliwiona nieobecność
W razie potrzeby jak zwolnienia lekarskie lub inne nieobecności, na koniec miesiąca wykonujemy korektę.
Przykładowo jeśli pracownik ma zaakceptowany urlop wypoczynkowy, również on obniża wymiar czasu pracy. Przykładowo pracownik bierze wolne 27 grudnia, aby przedłużyć weekend:
160 godzin – 8 godzin (1 dzień wolny) = 152 godziny robocze
Chcesz obliczyć wymiar czasu pracy automatycznie i bez konieczności przechowywania papierowej dokumentacji? Skorzystaj z aplikacji Moniti, aby dostosować wymiar czasu pracy i grafiki dla każdego pracownika.